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Diagnóstico

O Diagnóstico do acervo documental, tem como objetivo encontrar os pontos de atrito, falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, que impedem o funcionamento eficiente do Arquivo, visando:

  • Conhecer e mapear as condições atuais do acervo documental, espaço físico, equipamentos, sistemas de fluxo de documentos e as metodologias utilizadas para a sua atual organização;
  • Classificar os documentos, visando à guarda temporária, permanente ou eliminação. Elaborar o fluxo de cada tipo de documento, e a quantidade de vias;
  • Levantar todos os tipos documentais para a sugestão de tabelas de temporalidade.

Preparação

Os documentos entregues pelo Cliente ao responsável a linha de produção da Docsysnet, serão conferidos, separados, protocolados e organizados em lotes, iniciando assim a execução dos processos desta etapa, sendo:

  • Desmontados mantendo a mesma ordem e sequência das páginas;
  • Desdobrados e planificados;
  • Retirados clipes, grampos e outros prendedores;
  • Desencadernados itens com margem interna muito estreita;
  • Removidos poeira, mofo, fitas adesivas e outras sujeiras que podem obscurecer o conteúdo informativo dos documentos;
  • Reparados ou acondicionados em capas de poliéster os itens que estão frágeis ou fragmentados demais para serem digitalizados.

Higienização

  • Utilizando técnicas especializadas, a higienização do acervo garante a qualidade da digitalização, retirando poeira, fitas adesivas, fuligem, mofo, grampos, clipes e prendedores metálicos.

Digitalização, Reconhecimento de Caracteres e Compressão

Digitalização dos documentos com o uso das tecnologias:

  • Utilização de scanners profissionais e de alto desempenho;
  • Edge detection/cropping: Reconhecimento das margens do documento eliminado áreas que não façam parte do original em papel;
  • Deskewing: Alinhamento automático das informações existentes no original, garantindo a precisão de um futuro reconhecimento ótico;
  • Speckle removal: Remove sujeiras (pontos) da imagem, provendo uma maior compressão do arquivo, aumentando de um futuro reconhecimento ótico;
  • Rotation: Identifica quando uma imagem foi capturada na orientação incorreta e realiza automaticamente a rotação adequada para o documento;
  • Preto e branco (bitonal) ou Tons de Cinza ou Colorido;
  • Resolução mínima: 200 DPI (dots per inch);
  • Arquivo de Imagem em formato PDF;
  • Permitir a digitalização frente e verso;
  • OCR com 2 ou mais engines de reconhecimento em Portugues ou Ingles (se necessário);
  • Alta Compressão, reduzindo o custo final com storage e banda de internet.

Indexação

  • A indexação poderá ser realizada de forma manual através da transcrição de informações existentes nas imagens e documentos ou poderão ser utilizados recursos avançados que permitam a utilização de métodos de indexação automática e validações com o banco de dados relacional a ser fornecido pelo Cliente;
  • Todos os índices criados deverão passar por validação e consistência, para validação de campos ou mesmo rotinas operacionais de dupla digitação, de forma a estabelecer um nível máximo de garantia de qualidade no que se refere à indexação dos documentos.

Reorganização

  • Todos os processos digitalizados passam por um processo de recomposição, mantendo física dos documentos a mesma ordem e sequência das páginas, pastas e processos retornando ao arquivo físico original.

Organização e gerenciamento de acervo

  • A organização deste acervo garante a perpetuidade de seu conteúdo e o correto gerenciamento permite o acesso, consulta e distribuição de forma rápida e segura;
  • Tem o objetivo de classificar, indexar, expurgar e localizar documentos e informações em situações pontuais. Profissionais especializados padronizam a linguagem dos arquivos coletados, realizam a classificação, manipulação e codificação das informações. Realizar a indexação conjunta de vários prontuários do mesmo paciente;
  • Preparação do acervo para tratamento através de sistemas informatizados e gestão do ciclo de vida do documento com base na tabela de temporalidade.

Microfilmagem de Documentos

A microfilmagem de documentos visa preservar a informação e a imagem documental e, além disso, um descarte seguro para documentos físicos. O sistema permite converter um documento em uma imagem fotográfica armazenada em um microfilme.

Tal processo, conta com uma lei específica que atribui valor jurídico probatório ao documento microfilmado, dessa forma, o microfilme pode substituir o documento original, permitindo o descarte e a reciclagem do arquivo original. Todo o processo legal deve ser seguido para o correto descarte, mas a utilização de uma lei especifica auxilia muito na tarefa.

Software de Gestão e Consulta

As imagens produzidas da digitalização estarão totalmente disponíveis  sob a forma de um banco de dados legivel e totalmente aberto. Esse arquivo será entregue para o cliente em mídias física e digital, além de outros formatos.

Para a consulta dos documentos de forma ágil, a Docsysnet possui um software exclusivo de Gestão de Documentos Eletrônicos. O Sisdex é um software proprietário e em constante atualização e desenvolvimento, atualmente em uso em diversos clientes da empresa e implantado com sucesso inúmeras vezes.

Principais funcionalidades do Sisdex:

  • Web multinavegador e Mobile;
  • Multi-usuários com Perfis de Acessos;
  • Modular;
  • Personálizavel;
  • Gestão de Documentos e atributos (visibilidade, sigilo, status…);
  • Pesquisa de documentos por índices e texto do OCR;
  • Tratamento de grandes documentos;
  • Indexação automática e manual;
  • Rastreabilidade de Documentos;
  • Relatórios;
  • Atualizado com LGPD;