implementar Workflow na minha empresa

Para que o negócio maximize os seus resultados, é fundamental pensar em melhorar a sua atuação continuamente. Assim, entender e reforçar seus processos é indispensável, pois eles constituem a parte mais importante do empreendimento. Nesse cenário, implementar workflow é uma abordagem especialmente desejável.

Paralelamente, tudo deve ser feito de um jeito estruturado e consistente, de modo a trazer bons resultados. Essa estratégia pode gerar ótimas vantagens para a empresa, mas exige um grande cuidado quanto ao planejamento. Sendo assim, compreender melhor esse conceito é parte indispensável do processo.

Para entender tudo o que deve ser feito para implementar uma estratégia de workflow, continue lendo e descubra os pontos mais relevantes!

Como o workflow funciona?

O workflow tem a ver com o uso adequado do conjunto de ferramentas para criar um fluxo automatizado de tarefas. Ou seja, ele se relaciona com o desenho do melhor caminho a ser seguido para que um determinado volume de ações seja executado.

Seu objetivo principal tem a ver com a conquista de um resultado de maneira estruturada e facilitada. Ele trata, ainda, do controle e do planejamento, garantindo um bom entendimento sobre as fases de ação. Porém, é importante não confundir essa etapa com o mapeamento de processos.

O BPM tem uma atuação muito ampla, que tem a ver com o reconhecimento de todos os pontos e setores do negócio. O mapeamento funciona como um diagnóstico completo da situação da empresa, apontando gargalos e questões de maior impacto. Por ser mais abrangente, esse passo inclui, de certo modo, o workflow.

Como é preciso reconhecer as características de processo, em primeiro lugar, o mapeamento pode ser considerada a ação que, eventualmente, motiva a utilização do workflow.

Como implementar workflow?

Empregar essa abordagem exige uma atuação bem estruturada. Quanto mais complexas forem as ações e as relações entre elas, maior é a atenção que deve ser dada ao implementar workflow.

Identificação

Devido à relação com o BPM, a etapa de mapeamento é a primeira a ser executada. É fundamental compreender como os processos se relacionam e quais são os pontos importantes entre eles.

Imagine o gerenciamento de documentos. Há uma relação com várias áreas, como a contábil, a financeira e até a de vendas. Assim, é preciso identificar muito bem quais são as etapas para que tudo possa ser executado.

Planejamento

A partir desse reconhecimento, os pontos para automatizar, os responsáveis de cada processo e as ações necessárias devem ser definidos. Essa fase inclui o planejamento de como o workflow deve ser executado.

Também é nessa fase em que são selecionados os recursos e as ferramentas para que o fluxo de trabalho seja consistente. Feito isso, basta desenhar a sequência e definir a automação. A seleção dos insumos tecnológicos adequados é indispensável e determinante para o sucesso da tarefa.

Execução

Se o planejamento for feito corretamente, a execução, provavelmente, não será um problema. Essa fase de implementação do workflow gerará os primeiros resultados e precisa ser executada de forma estruturada.

Qualquer modificação deve ser documentada e o acompanhamento deve ser feito de perto. Quanto mais complexos forem os procedimentos, maior deve ser a atenção.

Mensuração

Uma vez que o workflow esteja funcionando, ele oferecerá os primeiros resultados — que podem ou não estar dentro do esperado. Por isso, é indispensável mensurar os efeitos como forma de compreender o que tem dado certo.

Essa é uma etapa necessária para avaliar os pontos de melhoria e até possíveis erros. Ou seja, a implementação não acaba ao ser executada, mas continua acontecendo devido à necessidade de otimização.

Quais são as principais vantagens dessa abordagem?

Implementar workflow é uma tarefa que traz vários benefícios para o empreendimento. Se tudo for feito corretamente, o negócio se beneficia em diversos aspectos, tornando-o robusto. Entre os principais pontos positivos de adotar essa abordagem, estão as seguintes questões:

Maior controle de atuação

O simples mapeamento de processos, que é necessário para a implementação do fluxo de trabalho, já ajuda a ampliar o controle sobre o empreendimento. Com o desenho e a consolidação dos fluxos, é ainda mais fácil garantir a visibilidade sobre a empresa.

Isso faz com que a gestão tenha maior entendimento sobre as ações, visualizando o seu relacionamento com outras e os seus impactos. Com isso, fica simples identificar problemas ou prever cenários, atuando de forma a maximizar o desempenho.

Apoio à tomada de decisão

Quando a gestão tem maior controle sobre o empreendimento, ela reconhece, com facilidade, os resultados e os fatores de importância. Para o futuro, isso significa maior simplificação do processo decisório.

Com os insumos e as informações necessárias, o negócio consegue atuar com maior facilidade e efetividade. Além de diminuir as chances de erros, o fluxo automatizado contribui para melhorar o dinamismo de atuação.

Aumento da produtividade

Criando fluxos de trabalhos automatizados, é natural que um dos principais efeitos positivos seja a elevação da produtividade. Com diversas tarefas de controle e execução sendo feitas automaticamente, a equipe pode dar importância a questões estratégicas.

Além de tudo, a implementação dessa abordagem ajuda a diminuir os erros, o que evita retrabalhos e as consequentes perdas de tempo.

Reforço da comunicação

Outra questão diretamente ligada ao aumento da produtividade é a comunicação interna. Graças à padronização do fluxo de trabalho, à identificação dos responsáveis e ao acompanhamento, esse fluxo de informações sai muito favorecido.

Eventualmente, isso significa que os setores ficam integrados e, com isso, conseguem funcionar em sincronia. Evitando ruídos de comunicação, os processos se tornam especialmente robustos e há uma diminuição de custos.

Possibilidade de otimização

Tendo visibilidade sobre o que vem acontecendo, o que ainda falta ser concluído e o que não funciona, a gestão fica mais propensa a executar ações de melhoria. Com o workflow rompendo os principais gargalos, será possível aprofundar-se em soluções melhores.

Isso permite que o negócio economize ainda mais tempo e dinheiro e obtenha resultados verdadeiramente diferenciados. Tal questão contribui para a elevação da competitividade e para o destaque da empresa em meio à concorrência.

Garantindo que tudo seja estruturado, implementar workflow torna-se uma ação extremamente vantajosa para o empreendimento. Por isso, não deixe de seguir essas orientações para obter os melhores efeitos.

Para que tudo dê certo, ter os recursos tecnológicos adequados é indispensável. Por isso, entre em contato com a DocSysNet e conheça o que temos a oferecer!

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