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Os documentos e arquivos produzidos nas empresas costumam dar trabalho para os funcionários em termos de organização, armazenamento e controle. Por isso, digitalizá-los por meio de GED é a melhor decisão que os gestores podem tomar, uma vez que esse processo é capaz de agilizar buscas por informações, reduzir custos e ainda acelerar a tramitação e aprovação de processos.

Atualmente, os fluxos de trabalho dentro das empresas estão cada vez mais se tornando automatizados e virtuais, especialmente devido ao surgimento de novas tecnologias, como Cloud Computing (Computação em Nuvem). Com sistemas na nuvem, é normal que o armazenamento de arquivos também passe para o meio digital e online.

Nesse contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) surge como uma solução essencial para os negócios, tendo a capacidade de gerar benefícios para o gerenciamento de arquivos e informações. Quer saber mais sobre isso? Então leia o manual que fizemos sobre suas principais características!

O que é GED?

Em um sentido mais amplo, a gestão eletrônica de documentos corresponde a um campo da administração geral que tem relação com a busca pela eficácia e economia na produção de documentos. Segundo alguns de seus princípios, as informações precisam estar disponíveis na hora correta, no local certo e para os indivíduos certos, tudo isso com o mínimo de custo possível.

Esse gerenciamento tem o intuito de garantir acesso amplo e pleno aos documentos e dados necessários à execução dos processos organizacionais, bem como à tomada de decisões. Além disso, ele visa a promoção da transparência dos atos administrativos, a racionalização da produção de documentos e o controle/organização dos fluxos de arquivos na companhia.

Ele também tem por meta o aumento da eficiência e eficácia na administração, fazendo com que o processo decisório se torne célere e colaborando para a preservação do patrimônio documental crítico, sigiloso e que seja de guarda permanente. Vale destacar que o GED busca normatizar os procedimentos para avaliação, classificação e armazenamento de documentos, bem como a transferência e descarte de arquivos quando não sejam mais úteis.

A Gestão Eletrônica de Documentos é amparada pela tecnologia, sendo conduzida por meio do uso de uma ou mais aplicações tecnológicas dessa área. Um sistema de GED normalmente é integrado por um conjunto de módulos interligados, o qual possibilita a uma companhia o gerenciamento de seus documentos tanto em formato digital quanto em formato físico. Esses arquivos não são compostos apenas de documentos simples, mas também de fotos, microfilmes, sons, planilhas eletrônicas etc.

Diferenças entre GED e ECM

Além da GED, existem também o Enterprise Content Management (ECM), ou Gerenciamento do Conteúdo Empresarial. Esse termo foi criado 2000, pela Association for Information and Image Management (AIIM), organização com sede nos Estados Unidos.

Embora tenha sido reinterpretado de distintas formas ao passar do tempo, atualmente ele pode ser definido como uma combinação dinâmica de métodos, aplicações e estratégias empregadas para captar, gerir, guardar, preservar e distribuir documentos e demais conteúdos que tenham relação com processos corporativos em seus ciclos de vida.

ECM trata da gestão do conhecimento de uma companhia, de maneira que o que anteriormente ficava disperso em gavetas, armários, livros ou até na mente dos colaboradores, com o seu emprego poderá ser monitorado e controlado.

GED, por sua vez, corresponde a um sistema, ou a um grupo de sistemas, empregado para o gerenciamento de toda a propriedade intelectual da empresa que se encontre em forma de documentos digitais ou físicos.

Muitas vezes, ele é relacionado apenas com o processo de digitalização de documentos, sendo que isso é apenas uma parte dele. Tanto GED quanto ECM tem pontos importantes em comum, tais como:

  • captura: diz respeito ao modo de obtenção dos documentos ou conteúdos para a digitalização e gerenciamento eletrônico;

  • armazenagem: esse item tem relação com qual o melhor local e a melhor forma para se realizar o armazenamento dos conteúdos;

  • gestão: envolve a manipulação, visualização, controle, entre outros processos interligados ao acesso e ao modo como se interage com os documentos;

  • distribuição: GED e ECM especificam que o conteúdo precisa ficar acessível a quem dele precisar na empresa e com o menor esforço necessário para obtê-lo;

  • manutenção/preservação: esse ponto tem a ver com a busca de formas que asseguram a segurança dos documentos e demais conteúdos.

Como visto acima, eles têm pontos em comum. No entanto, há algumas diferenças entre ambos, começando pelo foco em conteúdo e não só em documentos do ECM. Além disso, costuma-se dizer que o ECM é uma espécie de evolução do GED, já que envolve também o uso de aplicações de workflow e Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de Processos do Negócio. Veja outros pontos que os diferenciam:

  • arquitetura: enquanto que o GED busca se focar scanners e equipamentos de digitalização, o ECM é mais modular e aberto, além de ser ligado ao ambiente web;

  • aplicações: o GED suportava mais aplicações simples de biblioteca, com recursos de check-in e check-out, controles de versão e publicação, visualização, controle de impressão etc. Já o ECM conta com soluções diferentes, como Web Content Management (WCM), BPM, Enterprise Records Management (ERM), entre outras;

  • ecossistema: o ECM tende a ser mais integrado do que o GED, o que possibilita que gerencie os documentos vinculados às operações de ERP e aplicações interligadas. Além disso, conta com conversor de formatos e indexador inteligente voltado para soluções multimedia.

Embora eles tenham algumas diferenças conceituais, não há uma regulamentação específica que estipule o limite do que é ECM e o que é GED. Por isso, é normal que projetos que precisam inicialmente de um ECM acabem suprindo carências relacionadas a GED e vice-versa. Devido a isso, algumas definições trabalham ECM e GED como sendo semelhantes ou até a mesma coisa.

Apesar de suas distinções, um não é necessariamente melhor do que o outro, pois o seu emprego vai depender das exigências e necessidades da empresa. Muitas vezes, o negócio pode se sair melhor com GED do que com ECM, já que não tem tanto conteúdo para gerir. É preciso investigar bem os requisitos e as demandas da empresa para saber qual é o melhor para ela.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos dentro da empresa?

Ao se empregar processos de digitalização com ferramentas de gerenciamento de documentos virtuais nativos (feitos no ambiente virtual) por meio de GED, a empresa poderá obter muitos ganhos. Por exemplo, as soluções GED permitem que cada usuário consiga ou veja rapidamente conteúdos digitais necessários para o seu trabalho.

Contudo, os benefícios não se limitam a isso, já que, de acordo com as funcionalidades existentes em um sistema de GED, é possível otimizar a administração da área. Por exemplo, usando um recurso de captura, dá para agilizar e melhorar processos de negócio graças à captação de documentos e formulários, convertendo-os em informações recuperáveis e confiáveis, que podem ser integradas depois a outras aplicações empresariais.

Um módulo de Gerenciamento de Documentos (Document Management) possibilita o aumento da eficácia na gestão graças à criação, revisão, aprovação e exclusão de arquivos eletrônicos. Ele ainda permite o controle de informações relacionadas à autoria, versão, revisão, data de criação etc.. Suas funcionalidades incluem buscas, versionamento e a realização de check-in / check-out.

É possível utilizar a tecnologia de Forms Processing (processamento de formulários), que permite reconhecer informações e vinculá-las com campos constantes em bancos de dados de modo a automatizar o processo de digitação. Nesse tipo de sistema se utiliza soluções de Intelligent Character Recognition (ICR) e Optical Character Recognition (OCR) para a realização do reconhecimento de caracteres de forma automática.

Há também o Records and Information Management (RIM), que consiste em um sistema de gestão do ciclo de vida de um documento, independentemente do tipo de mídia em que ele esteja. Por meio dessa aplicação, é possível gerir diferentes processos referentes aos arquivos, com controle de categorização e uso de tabelas de temporalidade. São eles:

  • criação;

  • guarda/armazenamento;

  • processamento;

  • preservação/manutenção;

  • disponibilização;

  • descarte/exclusão dos documentos.

Como essas tecnologias beneficiam o negócio?

Essas tecnologias trazem muitos benefícios para o negócio, especialmente para aqueles que buscam se inserir na chamada transformação digital. Quando integradas a soluções como Cloud Computing, Big Data, IA (Inteligência Artificial), entre outras ferramentas de processamento e análise, os resultados obtidos podem ser bastante úteis para a empresa. A seguir, separamos algumas das principais vantagens do GED e do ECM:

Redução de Custos

Arquivos físicos ocasionam muitos custos com armazenagem, transporte, preservação, higiene, gestão de suportes físicos e energia elétrica para que sejam corretamente mantidos. Além disso, há os gastos com salários de colaboradores encarregados da gestão desses documentos, bem como o tempo perdido por trabalhadores que precisam buscar arquivos específicos em grandes volumes de papéis nos depósitos principais.

Impressões e cópias também consomem recursos como tinta e papel, principalmente quando são necessárias muitas réplicas. É preciso ainda adquirir prateleiras, caixas, pastas e outros materiais para organizá-los, classificá-los e acondicioná-los adequadamente.

Vale destacar que há custos ainda mais altos para companhias maiores, que precisam manter estruturas amplas para a acomodação de seus documentos. Algumas optam por alugar espaços para esse propósito, enquanto que outras constroem ou utilizam uma de suas instalações para isso. Em ambos os casos, os gastos podem ser elevados, onerando a gestão dos documentos.

Todas as despesas e custos envolvidos ou gerados por esses itens podem ser reduzidos ou cortados ao se aderir a um processo de digitalização de arquivos gerenciado por GED ou ECM.

Maior acessibilidade às informações

A acessibilidade a um documento físico é bastante limitada, uma vez que ele só pode ser visto por uma pessoa de cada vez e no local onde se encontra, a menos que seja transportado, o que gera custos. Por outro lado, um arquivo virtual pode ser visualizado por várias usuários ao mesmo tempo se tiverem as autorizações necessárias para isso.

Além disso, se ele for disponibilizado na web, qualquer pessoa, em qualquer local do mundo, em qualquer hora e dia, poderá consultá-lo. Isso é uma vantagem para quem precisa viajar para visitar clientes, fornecedores ou parceiros, pois basta uma consulta simples para encontrar dados necessários para repassar aos interlocutores. Também é possível aproveitar oportunidades e até melhorar a relação com filiais, já que elas também terão acesso a conteúdos importantes do negócio.

Maior controle dos arquivos

Dependendo do sistema para gestão de documentos utilizado e da solução de controle, dá para se elevar o controle dos arquivos, ou seja, monitorar que pessoas obtiveram acesso aos documentos da empresa. Junto a essa informação, é possível verificar em que dia, hora e local isso ocorreu.

Outra vantagem desse tipo de recurso é que, normalmente, ele permite, por meio de critérios específicos, impor restrições e liberdades de acesso para os colaboradores poderem visualizar determinados documentos. Os requisitos usados podem ser o cargo, o nível de sigilo e criticidade do arquivo, a relevância dos dados que ele contém, entre outros.

Proteção de dados e documentos

Documentos físicos são mais difíceis de serem preservados, pois se desgastam com o tempo. Além disso, podem sofrer imprevistos, vindo a rasgar, molhar, amassar etc. Também são mais suscetíveis às intempéries (vento, inundações, tempestades), a incêndios, a manuseio inadequado que pode danificá-los, entre outros riscos. Por conta deles, a segurança de um documento físico geralmente é baixa, necessitando de muitos cuidados e atenção.

Há ainda a questão da proteção contra furtos, perdas e extravios, que pode pôr em risco as estratégias da empresa. Se um documento importante cair nas mãos de concorrentes, todo um conjunto de ações e inovações pode ser comprometido. Inclusive existem chances de documentos sumirem durante mudanças de arquivos ou no meio de um volume alto de papéis.

Com documentos digitais, a empresa tem menos riscos. Isso porque eles podem ser melhor armazenados em servidores físicos remotos ou que estejam na própria organização, sendo protegidos por softwares de segurança.

Inclusive, é mais fácil fazer backup e replicar dados para proteger o conteúdo dos arquivos, principalmente se houver panes, ataques cibernéticos ou defeitos na infraestrutura de TI que comprometam seus dados. Com um bom sistema digital é possível recuperá-los rapidamente.

É interessante mencionar que o fato de ser guardar documentos em diferentes mídias, como hds externos, dvds ou na nuvem, igualmente colabora na preservação das informações que estão nos arquivos. Também ajuda no transporte deles a locais inóspitos e sem acesso à web.

Facilidade e rapidez na busca de documentos

Com documentos digitalizados e gerenciados no meio virtual, fica mais fácil e rápido fazer buscas para se achar determinados assuntos e temas. Isso porque as informações são indexadas por métodos básicos e simples, entre elas a indexação por chaves de pesquisa.

Por outro lado, em arquivos físicos você pode perder horas e até dias para encontrar o que procura, de modo que acaba perdendo parte de seu expediente de trabalho. Isso acarreta queda na produtividade e pode fazer com que atrase atividades ou mesmo deixe algumas tarefas incompletas. E se não achar o que procura, o tempo perdido terá sido em vão.

Maior Sustentabilidade e preservação do meio ambiente

Os benefícios de GED e de ECM podem alcançar a imagem e a consciência corporativa, especialmente se ele se preocupar com causas ambientas e sustentabilidade. Como há a redução e até mesmo a eliminação de papéis, cuja matéria-prima provém de árvores, o impacto ambiental indireto causado pela empresa é reduzido significativamente.

Também se diminui a produção de lixo gerado pela eliminação de papéis, toners e outros itens envolvidos nos processos documentais físicos.

Por fim, por que então investir em GED?

O GED é um sistema que oferece maior dinamismo e flexibilidade para o negócio, tornando o trabalho dos funcionários mais simples e produtivo. Com o seu emprego, fica mais fácil gerir documentos virtuais do que físicos, de modo que também potencializa a gestão dos administradores e líderes da empresa, que ainda contam com dados importantes e fáceis de serem encontrados para processos decisórios. Também há os seguintes motivos:

Otimização da gestão de tempo

Através da digitalização de documentos dá para se aperfeiçoar o gerenciamento do tempo na organização, uma vez que, como mencionado, há maior rapidez no acesso a conteúdos e informações. A troca de documentos também é potencializada, podendo ser feita em segundos. Também se reduz a perda de tempo com transporte e deslocação até arquivos em busca de papéis.

Graças à virtualização, o trabalho dos colaboradores se torna mais ágil e fácil de ser executado, já que ocorrem menos interrupções longas enquanto se procura determinados conteúdos. O atendimento ao público ganha com isso, pois cada atendente e vendedor consegue esclarecer dúvidas, checar históricos, consultar relatórios etc. para fornecer dados a clientes em questão de segundos.

Melhora na gestão de espaço

A economia gerada com espaço é ainda maior, já que o metro quadrado tem encarecido nos últimos anos, especialmente nas grandes cidades. Sem a necessidade de ambientes físicos para o armazenamento de documentos, dá para se usar otimizar os espaços, liberando-os para outras finalidades, como novas salas ou mesmo para o estoque.

Melhora na análise de históricos e relatórios

Uma vantagem importante é que, ao digitalizar documentos, você pode integrar esses dados com informações atuais por meio de softwares de processamento e análise de dados, como Big Data. Isso possibilita que dados de diferentes momentos da empresa possam ser cruzados para gerar resultados que ajudem no mapeamento de tendências e oportunidades de negócios.

Até mesmo ações antigas podem ser refeitas, principalmente pelo marketing. No entanto, se tais conteúdos estiverem em versões físicas de documentos, isso pode se perder. No meio virtual não, basta uma boa ferramenta e um campo de buscas.

Melhora na classificação e organização de arquivos

Um sistema GED potencializa as opções de catalogação, classificação e organização de arquivos, mídias, pastas, planilhas e outras informações. Graças a recursos de agrupamento e filtragem, bem como a critérios possíveis de serem aplicados, dá para se estruturar os arquivos em grupos de maneira bem mais rápida e eficiente do que em uma organização física.

Também é possível guardar arquivos em distintos meios físicos, em servidores ou mídias distantes. Para reuní-los, é só acessar um ambiente virtual por meio da internet. Isso gera grandes ganhos para a organização, a qual pode diversificar sua infraestrutura de servidores para proteger suas informações com maiores níveis de segurança.

Se algum imprevisto acontecer a um desses servidores, os outros poderão assumir suas operações e armazenamentos, permanecendo ativos enquanto preservam os novos documentos feitos pela empresa. Eles ainda fazem backups. Sendo assim, após o conserto do equipamento que deu defeito, será possível recuperar e voltar a guardar dados nele.

Aumento da capacidade de decisão dos gestores

Como já mencionado, os gestores podem melhorar suas análises graças aos documentos digitalizados e geridos por meio de uma solução de GED. Isso significa que as decisões tomadas têm chances de se tornarem mais acertadas e melhor embasadas, ocasionando mais ganhos e resultados para o negócio.

Também é possível diminuir os riscos de escolhas mal feitas, especialmente as que são baseadas em históricos, relatórios e outros documentos que utilizem números, estatísticas, variações de volume de vendas ao longo do tempo etc.

A gestão eletrônica de documentos é uma tecnologia importante para as corporações nos dias atuais, em que, cada vez mais, os processos e fluxos de trabalho estão se tornando virtuais e online.

Com um smartphone, é possível ter acesso a todos os documentos da empresa onde quer que se esteja, como se fizesse uma pesquisa no Google. Isso aumenta a competitividade do negócio e ajuda vendedores a não desperdiçarem oportunidades de vendas.

Portanto, vale a pena considerar a adesão a essa tecnologia, já que ela pode ajudar a elevar a produtividade e os resultados das equipes e da empresa como um todo. Lembre-se que, para implementar um sistema do tipo, é importante planejar bem e verificar quais rotinas e atividades poderão ser paralisados ou parcialmente interrompidos até que sejam completamente automatizados.

Com o tempo, os frutos dessa decisão se tornarão mais evidentes, traduzindo-se em maior agilidade, rapidez e eficiência para os processos documentais da organização. Ficou com alguma dúvida sobre o que é e como funciona a gestão eletrônica de documentos? Entre em contato com nossa equipe para que possamos ajudar você a saber mais sobre GED!

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