Gestão documental com Workflow

Você sabe como funciona a gestão documental com Workflow e quais os benefícios que ela pode trazer? A prática, que consiste no uso de ferramentas tecnológicas, já vem sendo adotada por diversas empresas.

Essas ferramentas permitem a automação de processos e a diminuição da necessidade de manter documentos em papel. Dessa forma, todos da equipe ganham em tempo e produtividade.

O que é Workflow?

Se traduzirmos a palavra ao pé da letra, o resultado será “fluxo de trabalho”. Ora, esse é um fator que existe em toda companhia, afinal em todo lugar há informações, tarefas e documentos que passam de um funcionário para outro, correto?

Existem procedimentos que precisam ser realizados e é natural que haja um controle sobre tudo isso. O que mudou é que, cada vez mais, as ferramentas de TI estão sendo usadas para gerenciar esses processos.

Quando falamos em gestão documental, os sistemas de Workflow permitem a digitalização de papéis para arquivamento. Esses arquivos podem ser acessados e consultados sempre que necessário.

O Workflow pode trabalhar em conjunto com outros sistemas de gestão empresarial e também permite o envio de documentos ao departamento correspondente, por meio de alertas aos usuários que precisam recebê-lo.

Quais as vantagens de usar o Workflow para gerenciar documentos?

Informatizar a gestão de documentos por meio do Workflow traz diversas vantagens à instituição. Para você entender melhor, listamos a seguir as principais:

Redução de custos

Os documentos digitais permitiram uma diminuição significativa na necessidade de papéis impressos. Com o Workflow na gestão documental, essa redução se torna ainda mais acentuada.

Isso porque os documentos podem ser armazenados em rede, de modo que todos os interessados tenham acesso a eles. Já imaginou ter que distribuir cópias a cada colaborador que os utiliza?

A redução de papéis também permite a diminuição do espaço (e das pastas, caixas, armários etc.) usado para guardar documentos. E os funcionários não perdem mais tempo procurando por eles. Isso reflete no aumento da produtividade.

É por todas essas razões que a implantação do gerenciamento documental com Workflow permite significativa redução de custos para quem o implanta.

Gestão de informação integrada

Você se lembra que dissemos que o Workflow pode trabalhar por meio da integração de outros sistemas de dados? Pois bem, é possível cruzar informações disponíveis em bancos de dados diversos com as contidas em documentos.

Além disso, o Workflow acompanha toda a vida útil de um documento, e ele pode passar pelas diversas fases de emissão, aprovação, assinatura e envio sem que seja necessário imprimi-lo. E esse processo fica acessível a todos os colaboradores que precisam acompanhá-lo.

A gestão integrada faz com que a totalidade dos dados, independentemente do departamento do qual são provenientes, seja apenas parte de um todo. Não é possível analisar cada departamento da empresa isoladamente, já que eles são interdependentes.

É por isso que as informações e os documentos da empresa devem trabalhar de forma integrada. E o Workflow auxilia muito nessa integração.

Backup e segurança dos documentos

Documentos em papel correm o risco de sofrer ações do tempo e da natureza. Um papel, 10 anos após a sua impressão, não apresenta mais a mesma qualidade (talvez nem esteja mais legível), por exemplo.

Folhas acondicionadas em arquivos podem amarelar, mofar e sofrer ação da ferrugem se estiverem presas por objetos metálicos. É por isso que a solução mais plausível é digitalizar.

Entretanto, se a empresa simplesmente digitalizar os seus documentos e mantê-los armazenados em computadores, eles correm alguns riscos. Dessa forma, a ferrugem e o amarelamento darão espaço à exclusão, perda ou acesso por mãos erradas.

Isso porque existem documentos que não podem cair nas mãos de qualquer pessoa. O ideal é que somente aqueles que desempenham funções relacionadas ao documento possam vê-lo.

Os sistemas de Worflow partem exatamente desta premissa: cada usuário, normalmente, tem a sua senha para acesso e ela permite que ele visualize somente o que lhe cabe. Ter um login no sistema não significa necessariamente ter acesso a todos os documentos e informações da companhia. E os dados são protegidos de hackers e outras invasões pela criptografia.

Também se dispõe da vantagem de que o sistema realiza backup periódico. As informações não ficam armazenadas somente em uma máquina ou servidor. Elas contam com cópias de segurança, que permitem a recuperação caso haja perda ou dano de arquivos.

Centralização da informação

Já imaginou contar com documentos digitalizados, espalhados pelas máquinas da empresa? Além de correr os riscos que descrevemos no tópico acima, a consulta de um deles se tornaria uma verdadeira maratona.

Com um sistema que gerencia documentos com Workflow, todas as cópias digitalizadas ficam disponíveis em um único lugar. Todos os colaboradores terão o seu usuário e senha de acesso, com as restrições que citamos.

Dessa forma, além de manter as informações integradas, ainda é possível consultá-las de forma rápida e segura. Toda vez que um funcionário precisar visualizar uma informação, saberá exatamente onde procurá-la, e não corre o risco de ficar perdido, sem saber por onde começar.

Esses sistemas, normalmente, classificam os documentos por categoria, como se estivessem em um arquivo físico. Essa classificação seria uma versão digital para as etiquetas que antigamente se colocavam nas caixas de documentos.

Além disso, contam com mecanismos de busca que permitem a localização fácil e rápida de determinados documentos digitalizados. Os colaboradores conseguem consultar em poucos minutos algo que levariam o dia todo procurando em um arquivo fixo.

Facilidade na tomada de decisões

A tomada de decisões depende de dados concretos, correto? Como fazê-la então se você não tem certeza de como estão as coisas ou se simplesmente não consegue localizar um documento importante?

Ter as informações à mão, disponíveis para consulta, permite maior assertividade nos programas e mudanças implantados. Tudo vai se fundar em análises de resultados e comparativos de crescimento e desenvolvimento.

A partir daí, fica mais fácil saber o que fazer diante de um cenário desfavorável ou para otimizar ainda mais o que já vem dando certo.

Percebeu como a gestão documental com Workflow faz toda a diferença em uma companhia? Se você gostou, deixe o seu comentário abaixo.

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