Gestão da informação

Estamos na era do conhecimento. O mundo corporativo tem esse elemento como chave central de seu sucesso, o que permite que as empresas se destaquem perante a concorrência ou percam oportunidades de negócio valiosas. Nesse cenário é fundamental fazer a gestão da informação, um dos principais ativos das organizações.

O objetivo desse propósito é garantir que os itens-chave para a empresa sejam protegidos. Entre eles estão projetos em andamento e fórmulas de produtos e estratégias. No entanto, gerir as informações também ajuda sua empresa a crescer.

Para abordar melhor esse assunto e indicar como ele é relevante para o seu negócio, neste post vamos trazer seu conceito, os benefícios dessa gestão para a sua empresa, como ajuda sua companhia a crescer e de que forma aplicar no seu dia a dia.

Então, que tal ler tudo que você precisa saber sobre esse assunto? É só acompanhar as perguntas e respostas a seguir:

Afinal, o que é gestão da informação?

O Dicionário Michaelis Online define a palavra informação como: “ato ou efeito de informar (-se). Conjunto de conhecimentos acumulados sobre certo tema por meio de pesquisa ou instrução. (…) Conjunto de relatórios que, após analisados, possibilita a um comandante a tomada de decisões”. Já o termo gestão é definido como: “ato de gerir ou administrar”.

Quando unimos essas duas explicações em um conceito único e aplicamos ao contexto organizacional, temos que gerir informações consiste em um conjunto de práticas adotado pelas empresas para compreender melhor suas necessidades e solucionar os problemas existentes. Entre as atividades abrangidas estão: mapeamento de fluxos, filtro, forma de coleta, análise, divulgação e armazenamento de dados.

Dessa forma, fica evidente que essa gestão tem o intuito de usar os dados como base para as tomadas de decisão, o que garante mais precisão nos caminhos a serem seguidos. Porém, esses objetivos só são conquistados por meio de um gerenciamento adequado.

É assim que se consegue dar conta do grande volume de informações geradas diariamente e que influenciam a administração do seu negócio. Afinal, o gerenciamento passa por algumas etapas, que envolvem diferentes meios e formatos, ou seja, tanto documentos físicos (por exemplo: contratos, arquivos fiscais, livros contábeis etc.) quanto digitais (como textos, planilhas e mais).

A finalidade principal é permitir que as informações sejam utilizadas pelas pessoas certas para que as decisões mais adequadas sejam tomadas. As etapas que compõem a gestão são:

  • busca: engloba as fontes de informações confiáveis enquadradas em critérios de qualidade da informação. Esses métodos são determinados pelo profissional especializado junto com o cliente ou usuário;
  • identificação: é o uso de informações relevantes para atender as demandas do cliente ou usuário;
  • classificação: agrupa as informações conforme propriedades e características a fim de simplificar o processamento e tratamento;
  • processamento: é o processo de tratar e adequar a informação para facilitar a compreensão e o uso;
  • armazenamento: usa técnicas de processamento, classificação e armazenamento para simplificar o acesso às informações sempre que necessário. Essa etapa só é executada a partir de um propósito específico, porque muitos dados precisam ser usados imediatamente, senão perdem seu valor;
  • disseminação: objetiva a entrega da informação para a pessoa certa no momento adequado.

Essas fases podem ser aleatórias. Além disso, nem todas precisam constar do processo de gerir as informações. Tudo depende do contexto e dos dados com os quais se está trabalhando. Por isso, é recomendado que essa atividade seja executada por um profissional específico, que possui as competências necessárias.

Algumas das áreas que trabalham com essa prática são: ciência da informação, biblioteconomia, documentação, comunicação social, gestão da informação, informática e arquivologia. O profissional desse segmento tem como responsabilidade a avaliação, coleta, processamento, seleção e armazenamento dos dados em bancos organizados, medida que facilita a distribuição.

Outra atividade relevante é a pesquisa de dados estratégicos, que incentiva as inovações tecnológicas e orienta as tomadas de decisão. Dessa maneira, o foco dessa gestão são os aspectos gerenciais e tecnológicos, por exemplo: sistemas de informação, planejamento estratégico e tomadas de decisão.

Quais os benefícios que essa gestão traz para sua empresa?

O gerenciamento das informações traz diversas vantagens para a organização. As principais são:

Redução de custos

O sistema utilizado facilita o monitoramento dos custos de produção e manutenção. Com isso, é possível aprimorar os processos executados, que costumam consumir tempo dos colaboradores. A otimização também reduz os gastos devido à automação proporcionada pelos softwares e tecnologia de cloud computing.

Por exemplo: ao fazer o mapeamento de processos, sua empresa pode utilizar o Business Process Manager (BPM, ou gerenciamento dos processos de negócio). A consequência é mais qualidade nas atividades executadas, sem haver gastos desnecessários e perdas de informação.

Controle ampliado dos dados

O gerenciamento das informações reduz a quantidade de retrabalho e atividades repetitivas. Isso porque as tarefas são automatizadas e controladas por meio de ferramentas digitais. Ao mesmo tempo, esse monitoramento facilita o compartilhamento em tempo real com todos os setores e colaboradores, o que leva a uma melhor tomada de decisões.

Aumento da inovação empresarial

Esse é o caminho para a organização se destacar da concorrência. No entanto, a inovação será mais facilmente conquistada em um ambiente que valoriza as informações e permite sua análise e incorporação ao planejamento. Dessa maneira, consegue-se ter um novo entendimento sobre a empresa e os objetivos que ela possui.

Além disso, as informações obtidas facilitam o desenvolvimento de estratégias para a superação da concorrência, redução dos erros e melhoria do trabalho. Afinal, um sistema de gestão qualificado contém dados sobre todos os departamentos da empresa, como estoques, tendências de mercado, hábitos do consumidor, análise de produtos e mais.

O resultado é uma facilidade maior para aplicar a ideia da inteligência artificial, conceito cada vez mais aplicado à gestão documental. Nesse caso, o propósito é avaliar o arquivo digital desde sua linguagem para classificar e coletar informações relevantes ao negócio. Com isso, é possível elaborar buscas mais diretas e naturais.

Crescimento da eficiência

Esse termo designa a capacidade de executar as atividades de uma maneira adequada. Quando aplicado ao gerenciamento da informação, a eficiência representa a eliminação dos aspectos burocráticos e maior agilidade no compartilhamento de dados. Na prática, essa característica assegura um tempo menor para a tomada de decisão, que também se torna mais acertada e segura.

A eficiência também impacta positivamente a produtividade da equipe e aumenta as chances de a empresa fechar negócios em menor tempo. Assim, tanto gestores quanto colaboradores obtêm benefícios. Os primeiros porque podem se voltar para ações estratégicas, que ajudarão a expandir as atividades. Eles também podem definir metas para os segundos e mensurar a performance e os resultados conseguidos.

Agregação de valor

A prática de gerir as informações levam à agregação de valor ao negócio. Essa questão ocorre devido a uma série de motivos, como a própria eficiência, que resulta em uma maior possibilidade de fazer mais com menos. Em outras palavras, os recursos são direcionados de maneira mais clara para serem melhor aproveitados nos processos gerencial e produtivo.

No entanto, também há um impacto positivo na satisfação do cliente, que eleva o valor agregado dos produtos e serviços. Afinal, torna-se mais fácil cumprir os prazos combinados, fornecer respostas rápidas, fidelizar os clientes e ampliar a fatia de mercado com a conquista de outros consumidores.

Racionalização dos processos

A exposição clara e objetiva de dados estatísticos, bem como as informações acessíveis e organizadas trazem subsídios aos gestores para que eles conheçam a cadeia de valor dos procedimentos executados na organização. Essa visão ampla possibilita aprimorar os fluxos de trabalho e solucionar os gargalos identificados.

Entre as melhorias que podem ser implementadas estão:

  • eliminação de etapas desnecessárias;
  • fluidez ao workflow;
  • padronização de processos;
  • diminuição dos riscos operacionais;
  • capacitação de colaboradores para a redução de falhas;
  • controle maior dos processos;
  • automação de atividades por meio do fluxo de trabalho;
  • revisão de procedimentos e normas internos;
  • monitoramento constante das atividades;
  • aperfeiçoamento dos processos;
  • aprimoramento contínuo da cadeia de valor.

Otimização da comunicação interna

A informação está diretamente relacionada ao processo comunicacional da empresa. Essa é uma questão estratégica e que precisa ser potencializada para alcançar algumas vantagens, como agilidade no acesso aos dados, confiabilidade deles e rapidez nas respostas aos clientes internos (colaboradores) e externos (consumidores).

Outro aspecto que merece atenção é que os funcionários se sentem parte da organização e, por isso, “vestem a camisa” da empresa, situação que resulta em mais produtividade e qualidade nos produtos e serviços.

Aumento da produtividade

O gerenciamento da informação impacta esse aspecto de maneira positiva — e isso ocorre de diferentes formas. Uma delas é pela alocação correta de recursos humanos e tecnológicos. A ideia é tirar a concentração desses ativos de alguns locais e designá-los para setores em que é preciso eliminar gargalos e sobrecarga.

Outro aspecto reconhecido são os processos reconhecidos por todos, que são divulgados por meio de uma política otimizada. A partir disso, a companhia está menos passível às falhas humanas, porque todos conhecem as regras, entradas e saídas. Isso significa que é implementada uma cultura de correção, qualidade e responsabilidade em relação aos projetos executados.

Melhoria da gestão

Esse é um benefício direto, porque a tecnologia é a base do gerenciamento das informações. A partir de técnicas específicas, sua empresa deixa de gerar relatórios manuais para automatizá-los, o que aumenta a agilidade e confiabilidade dos dados retratados.

As informações estratégicas também estão mais seguras devido ao controle de autenticação imposto. Desse modo, elas somente são acessadas por pessoas autorizadas e se evita o vazamento de dados sensíveis.

Por sua vez, os gestores também têm a possibilidade de avaliar os resultados obtidos por meio de indicadores de desempenho devido à coleta de informações relevantes, por exemplo:

  • tempo de dedicação de cada colaborador a determinada atividade;
  • período de execução por etapa;
  • custos envolvidos a cada estágio;
  • volume de reclamação de clientes;
  • lucros auferidos.

Observe que todos esses aspectos fornecem insumos para a delimitação de estratégias de negócio, que torna toda a administração empresarial mais racionalizada, integrada e eficiente.

Como ela ajuda a empresa a crescer?

As vantagens apontadas anteriormente já demonstram o que a gestão da informação pode fazer pelo seu negócio. Porém, é preciso reforçar o auxílio que essa técnica traz para a organização.

O primeiro ponto que deve ser considerado é a mensuração do desempenho da atividade. Esse procedimento permite encontrar obstáculos e problemas que precisam ser solucionados. Com a identificação desses gargalos, o gestor pode atuar diretamente no problema para aprimorar a performance.

Junto a isso estão as questões relativas à ineficiência e às perdas ocasionadas pela ausência de informações presente em algumas corporações. Afinal, como afirmou o pai da qualidade, William Edwards Deming, “não se gerencia o que não se mede”. Em termos mais simples, você só conseguirá administrar o seu negócio com eficiência quando souber o que já está bom e o que precisa ser ajustado.

Como o gerenciamento de informações pode ajudar nesse caso? Há diversas funcionalidades que contribuem nesse caso, mas tudo depende do sistema escolhido. Os serviços da Docsysnet atuam desde a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) até a inteligência cognitiva — uma nova forma de conduzir empresas que tende a atender melhor as demandas do consumidor, otimizar processos e aumentar a vantagem competitiva organizacional.

Com esses sistemas, sua empresa consegue gerenciar os documentos físicos e digitais, classificá-los e fazer uma busca eficiente, além de modelar processos mais eficientes por meio do BPM. O resultado? Melhor conhecimento dos resultados e dos ajustes necessários, que usa as informações para gerenciar os recursos de maneira mais adequada e ter uma possibilidade mais elevada de crescimento.

Contudo, para que esses propósitos sejam alcançados, é preciso que a solução tecnológica seja adequada ao tamanho da sua empresa. Um negócio pequeno pode se ajustar a ferramentas mais simples e básicas. Por outro lado, uma organização de médio ou grande porte provavelmente terá que customizar ferramentas para que todas as demandas sejam atendidas.

Por exemplo: para o seu negócio pode ser suficiente focar o GED a partir da digitalização de documentos físicos e compreensão da representatividade e utilidade desse arquivo. Por outro lado, pode ser necessário utilizar a inteligência artificial para categorizar e coletar informações mais relevantes para a companhia. Ou, quem sabe, aumentar a segurança legal do documento por meio da microfilmagem, um recurso que assegura sua validade.

O papel da TI

A gestão de informações é uma ação sistêmica, como você já entendeu. Para que isso seja possível, é indispensável contar com o setor de Tecnologia da Informação. Ele ajuda a estruturar os procedimentos padronizados de operação, cultura, políticas, ambiente e decisões a serem tomadas a partir desse conceito de gerenciamento.

O papel da TI nesse cenário é desenvolver rotinas e procedimentos para otimizar a criação de conhecimentos, bem como aprimorar seu fluxo, proteção e compartilhamento entre todos os colaboradores.

Tenha em mente que a TI é ideal para fornecer o suporte exigido para essa prática. Com a ajuda desse setor é possível elevar a capacidade de aprendizagem com o ambiente e incorporação de conhecimentos aos processos.

É importante citar ainda que um dos desafios enfrentados pelo mundo corporativo é a segurança dos ativos de informação. Por serem dependentes deles, as empresas precisam mantê-los e controlá-los para evitar prejuízos na gestão e operação executada. Alguns danos significativos seriam perdas de documentos (como contratos), que podem ocasionar o rompimento de uma negociação.

Outro exemplo é a interrupção gerada por uma parada no sistema de informação utilizado pela empresa. Nesse caso, diversas atividades são prejudicadas, o que impacta negativamente a produtividade da equipe, provoca perdas financeiras e de vantagem competitiva.

Como aplicar essa gestão no meu negócio?

A adoção da prática de gerenciamento de informação é relevante e precisa ser implementada agora. Como fazer isso? Confira as dicas que preparamos a seguir:

Utilize a tecnologia a seu favor

O uso de sistemas tecnológicos é imprescindível para gerenciar a informação. O ideal é aproveitar o máximo disponibilizado pelos softwares, sendo que, de preferência, eles devem ser integrados e permitir o acesso aos dados em tempo real. Dessa maneira, você tem acesso aos detalhes mais relevantes para a sua empesa e pode tomar melhores decisões.

Organize todas as informações da empresa

Esse é um aspecto essencial para elevar a produtividade da equipe. Afinal, a obtenção de dados úteis permite melhorar os processos, mas é preciso trabalhá-las, organizá-las e interpretá-las para que sejam transformados em informações. A ordenação dos dados também facilita a comparação com períodos anteriores com o objetivo de acompanhar a evolução operacional.

Otimize os processos

Os procedimentos executados repetidamente na rotina da empresa são enquadrados nesse conceito. A ideia aqui é garantir que eles sejam enxutos para evitar a perda de tempo e dinheiro. Nesse contexto, a otimização pode ser conquistada por meio de atitudes simples, como:

  • automação das atividades por meio de recursos tecnológicos;
  • eliminação de etapas e itens desnecessários;
  • padronização de tarefas, principalmente as repetitivas;
  • revisão dos fluxos de atividades com a consequente colocação em uma ordem contínua;
  • manutenção da segurança a qualquer custo;
  • treinamento para os colaboradores;
  • redução das pessoas para a finalização do processo;
  • envolvimento de colaboradores que executam os processos em atividades de avaliação dos fluxos, porque são eles que conhecem os detalhes da rotina diária.

Melhore a comunicação interna

A informação apenas trará benefícios se for compartilhada e compreendida por todos. Isso é conseguido pela comunicação interna, como já verificamos. Essa prática agrega valor aos dados e simplifica as tomadas de decisão, o que leva ao alcance de melhores resultados.

Uma dica nesse caso é usar o conceito de gestão à vista, que prevê a divulgação de informações cruciais para o momento da empresa. Nessa situação, é possível apresentar os indicadores de performance em locais estratégicos, a fim de incentivar a equipe a focar o que é necessário melhorar e estimular o sentimento de pertencimento à organização.

Apoie o trabalho em equipe

A prática de gerenciar informações atua com os procedimentos de delegar e acompanhar tarefas. Essa também é uma maneira de incentivar o trabalho em equipe e integrar os diferentes setores presentes na organização.

Observe que existem muitas ferramentas voltadas para a criação de projetos, repasse de demandas e monitoramento dos dados em tempo real. Com o auxílio da integração entre os setores, o sistema utilizado se tornará mais seguro e eficaz, o que tende a resultar no alcance dos objetivos.

No entanto, lembre-se sempre de integrar os departamentos e os colaboradores. Os funcionários são essenciais para que a informação tenha maior fluidez e atinja todas as funções e operações cruciais para o negócio.

Aprimore a gestão continuamente

Os resultados obtidos podem estar cada vez melhores, mas é preciso estar sempre atento a possibilidades de aprimoramento. Gerenciar informações já é uma maneira de atingir essa meta, mas você pode adotar outros métodos em parceria, como o Kaizen, ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar e agir), 5S (uso, organização, higiene, limpeza e disciplina, DMAIC (definir, mensurar, analisar, implantar e controlar) e por aí vai.

Qualquer uma dessas técnicas exige a elaboração de relatórios automáticos e confiáveis, que fornecerão os dados corretos. Também é importante contar com indicadores relevantes e claros e automatizar o máximo de tarefas possível para a integração das informações.

Foque a segurança

O sistema de gerenciamento de informações precisa conter práticas de segurança eficientes para reduzir a possibilidade de interrupção dos processos, fraudes, roubos, retrabalhos e erros. Novamente, a tecnologia oferece um grande apoio por oferecer o uso de logins e senhas e outras técnicas mais avançadas, como a da microfilmagem, adotada pela Docsysnet.

Esses recursos de segurança digital protegem a sua empresa e impedem o acesso aos arquivos por parte de pessoas não autorizadas. Outras alternativas são o backup automático, a criptografia e a manutenção dos arquivos na nuvem. Em qualquer dos casos, é importante utilizar controles, como política de segurança da informação, análise de riscos e plano de continuidade do negócio.

Tenha em mente que a regra é trabalhar sempre com a prevenção. Quando necessário, atua-se com a correção, mas essa medida deve ser exceção, porque, nesse caso, os problemas e danos à empresa já ocorreram.

Como você pôde perceber, a gestão da informação é fundamental para a sua empresa atuar estrategicamente, tomar decisões mais precisas e seguir o caminho certo para atingir seus objetivos. E o seu negócio, já está preparado?

Aproveite para melhorar os resultados entrando em contato com a Docsysnet. Nossos consultores indicarão como nossos serviços podem ajudar a sua companhia.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>