Como digitalizar um documento?

Por muito tempo, o uso de papéis nas empresas foi fundamental para guardar informações importantes — como registros de atividades, controle de gastos, vendas e atividades produtivas.

Porém, com a evolução tecnológica, essa prática não é mais funcional e as empresas precisam saber como digitalizar um documento e suas informações para manter-se competitivas no mercado.

Os benefícios da digitalização são muitos. Além da melhor organização dos dados da empresa, os processos de consulta e gestão são mais rápidos e eficientes, os erros e perdas de informações são menores e a necessidade de espaço de armazenamento físico é reduzida ou até mesmo eliminada.

Isso significa redução de custos e melhores resultados para o negócio. Os ganhos da digitalização só são garantidos com a criação de uma boa gestão. Por isso, elencamos neste post as melhores práticas que devem ser adotadas para o processo de digitalização de documentos na empresa.

Confira!

Utilize equipamentos de qualidade

O primeiro passo para ter um processo eficiente ao digitalizar documentos é possuir um equipamento adequado para as necessidades da empresa. Dentre as opções disponíveis, o scanner é o meio mais simples e comum para o processo. Ele deve ser escolhido pensando nas seguintes questões:

  • quantos documentos serão digitalizados diariamente?
  • qual formato será utilizado (A3, A4, cartões, filmes)? Será usado mais de um formato?
  • qual a velocidade necessária para atender à demanda?
  • qual é o tamanho médio dos arquivos armazenados?
  • quantos departamentos ou equipes farão parte da equipe de digitalização?
  • é necessário integrar departamentos e rede da empresa?

Após avaliar essas questões, a escolha da melhor opção para a empresa será mais simples. Lembre-se que o valor pago depende muito das necessidades que a empresa possui em relação com a digitalização e que, nem sempre, o produto mais barato é o ideal, uma vez que uma máquina lenta pode gerar mais custos do que benefícios.

Além disso, existem no mercado muitas opções de scanners, desde os mais simples como opções profissionais — que digitalizam mais de 200 folhas por minuto. Há opções fixas ou portáteis. Cada opção apresenta seus benefícios: variação de custo, integração na rede da empresa ou compactação de alta qualidade.

Tenha uma equipe competente

O segundo ponto de atenção é a criação da equipe para lidar com a digitalização dos dados da empresa. Essas pessoas estão lidando com informações importantes e que, muitas vezes, se perdidas, geram prejuízos para o negócio.

Por isso, é importante que elas sigam um manual adequado de políticas e procedimentos da área, com práticas de manuseio dos arquivos e uso dos equipamentos da empresa.

Outro ponto importante é que cada funcionário possua papéis e funções bem definidos, para que erros como confusão nas digitalizações e perdas de informações não aconteçam e prejudiquem os resultados da empresa.

Por fim, sempre que um novo membro for incluído na equipe, é importante promover a integração dos colaboradores e fornecer o treinamento necessário para que ele entenda a estrutura atual e sua contribuição no processo de digitalização dos documentos.

Crie um padrão de nomenclatura eficiente

Você já buscou por um arquivo no seu computador e não o encontrou pois não lembrava o nome? Imagine isso dentro de um arquivo que possui os dados do histórico de vendas, processos ou compras de uma empresa com mais de 10 anos de operação?

Apenas um ano já seria muito difícil e trabalhoso de encontrar um documento perdido, com altas chances de fracasso. Por isso, é fundamental criar uma nomenclatura eficiente e ser rigoroso na organização dos documentos. Algumas dicas para a criação de algo funcional é usar padrões, como:

  • nome da atividade ou tipo de registro (exemplos: cliente, pedidos, nota fiscal, entrega, etc);
  • número sequencial;
  • uso de caracteres simples (evitar o uso de %,#,&, etc);
  • uso de datas;

Lembre-se que, independentemente da forma de padronização dos dados escolhida, é essencial ter um índex de arquivos para que a busca por um documento específico seja feita de forma simples e rápida.

Utilize serviços de backup e armazenamento em nuvem

Ao adotar a digitalização, muitas empresas usam o scanner para enviar o arquivo para uma máquina específica. O problema é que o risco de perder dados e arquivos importantes — caso algo aconteça a esse computador — é alto.

Como solução, é possível adotar o compartilhamento dos dados dentro de um sistema em nuvem e rede privada da empresa. Dessa forma, os dados são armazenados em um ambiente seguro e podem ser recuperados via backup.

Crie um processo padrão para a digitalização

O ideal é que exista um processo padrão estabelecido para que a digitalização seja feita. Seja ela de responsabilidade de um time específico ou realizada por todos os funcionários, é importante definir como o manuseio dos documentos deve ser feito. Defina diretrizes para o uso do equipamento e para a indexação dos dados criados.

O mais indicado é contar com uma equipe responsável, principalmente quando a demanda é alta e contínua. Além disso, esse time deve ter normas e prazos estipulados e avaliações de produtividade para que a digitalização seja feita de forma padronizada e com precisão.

Faça o monitoramento das ações

Mesmo com um processo bem estruturado, é comum que erros aconteçam. Para minimizar ou identificar essas falhas com mais eficiência, inclua no seu processo de gestão da equipe o monitoramento das atividades — solicitando relatórios de digitalização, por exemplo.

Outra forma de reduzir erros é configurar a plataforma para encontrar erros comuns. Por exemplo, imagine que todos os pedidos sejam digitalizados em ordem numérica e que seu funcionário esqueceu um dos pedidos.

Assim, ao digitalizar o arquivo 1121, uma mensagem de erro aparece, informando que o último pedido digitalizado foi o número 1119 e que o 1120 está faltando.

Contrate uma empresa especializada

Por fim, esse processo pode ser trabalhoso de criar e gerenciar e, muitas vezes, a empresa já possui um grande número de documentos e processos contínuos que precisam ser organizados e digitalizados — gerando maior urgência no desenvolvimento de um procedimento funcional de forma rápida.

Para isso, a empresa pode procurar por empresas especializadas no assunto. A vantagem de uma empresa focada em digitalização é o acesso às principais inovações do mercado, bem como o auxílio no desenvolvimento do melhor processo pensado no seu negócio e nas suas necessidades.

O investimento pode parecer maior, porém, qualquer custo gerado por erros pela falta de conhecimento dentro da própria empresa será eliminado.

Gostou de saber como digitalizar um documento com mais praticidade e eficiência? Você também acha que uma empresa especializada é uma boa opção para te ajudar nesse processo?

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