BPMS

Perda de informações, retrabalhos, falta de espaço físico para armazenar documentos e necessidade de automatizar as operações. Qual é o gestor que nunca sofreu com isso?

Se esse é o seu caso, certamente chegou a hora de conhecer o BPM (Business Process Management) e o BPMS (Business Process Management System). O primeiro é um método; e o segundo, um software.

Sem pôr os carros na frente do boi, comecemos pelo primeiro, que é um estilo de administrar. O BPM surgiu nos anos 2000, quando os especialistas do setor, Peter Fingar e Howard Smith, lançaram o livro “Business Process Management — The Third Wave (Gestão por Processos de Negócio — A Terceira Onda)”.

O BPM é uma classe de sistemas concentrada no acompanhamento de performance. Ele nasceu para corrigir as deficiências de organizações e apoiar profissionais que — como você — estão muito empenhados em encontrar novos instrumentos para controlar suas táticas produtivas.

Essa metodologia trouxe — e continua trazendo — profundas transformações na sociedade. O subtítulo da obra, “A Terceira Onda”, faz referência a essas mudanças avassaladoras por que passamos nos últimos tempos. Afinal de contas, trata-se mesmo de um tsunami de convulsões culturais, tecnológicas, econômicas, sociais etc.

O despontar do BPM é tido, por peritos em coordenação empresarial, como um divisor de águas na história da indústria. Assim, depois de quase duas décadas intervindo no setor produtivo com muita pressão, esse esquema ganhou importante peso para a competitividade.

Isso porque ele ajuda a acabar com problemas desgastantes, como a falta de digitalização e de compartilhamento dos dados, e a conquistar as almejadas melhorias de processos.

Como consequência, os líderes passaram a ganhar mais tempo para os projetos relevantes, diretamente ligados aos seus empreendimentos. Neste post, vamos falar sobre como o BPMS, com base no BPM, é capaz de dar suporte ao gerenciamento. Confira!

1. O que é BPM?

Como já adiantamos, o BPM é uma vertente de gestão que emprega táticas para otimização de processos. Também dissemos que ele irrompeu, como quase tudo na economia, para cobrir uma demanda, isto é, um déficit de mercado.

Que carência é essa? É a urgência que as empresas têm por renovação para não serem engolidas pela “Terceira Onda”, também chamada de “Era da Informação”. Há autores que defendem que estamos na “Quinta Onda”, na qual a informação é usada para conquistar ganhos tangíveis.

Por isso, as instituições que desejam ampliar — e até mesmo as que só têm a ambição de manter — seus níveis de competividade precisam sempre buscar o aperfeiçoamento. Tanto por meio da potencialização dos êxitos como pela correção dos equívocos. É fundamental alcançar sistematizações de excelência. Por quê?

Para oferecer novidades que conservem seus produtos e serviços vitais aos seus clientes e, ao mesmo tempo, para que seja factível fazer isso com menos investimentos, seja de dinheiro, de tempo, de insumos, de mão de obra etc.

Nesse cenário, a complexidade da Tecnologia da Informação, que exige o amparo de profissionais especializados, fez com que as organizações procurassem outras opções de inovação, mais fáceis de serem gerenciadas.

Dessa maneira, a plataforma poderia ser administrada pela equipe interna. Assim como você, outros líderes também ambicionam uma arquitetura que simplifique o uso, o acesso e a manutenção.

O BPM é o direcionamento programado para a instituição, com base na identificação das necessidades, no aprimoramento da qualidade dos produtos e serviços e no controle perene dos indicadores de desempenho.

Já o BPMS, do qual falaremos daqui a pouco, é o instrumento para aplicar isso na prática, isto é, a ferramenta. Vale a pena aderir à parceria BPM/BPMS? Isso vai depender de muitos fatores, mas essa é uma combinação poderosa. Acompanhe, abaixo, um pouquinho mais sobre o BPMS.

2. O que são BPMSs?

O “S” anexado à sigla BPM simboliza a palavra em inglês “System”, de “Sistema”, traduzindo para a nossa língua. Os BPMSs, portanto, nada mais são do que softwares para automatizar o conteúdo desenhado pelo BPM.

Desse modo, o BPM é a estratégia de gerenciamento. Já o BPMS é a solução tecnológica que vai pôr as engrenagens para rodar. Sabemos que seu tempo é precioso e, por essa razão, separamos um resumo rápido dos recursos que o BPMS costuma dispor. Veja:

  • digitalização de documentos;
  • armazenamento de dados, inclusive em nuvem;
  • diretório de usuários para a identificação de cargos e papéis;
  • métodos de autenticação de segurança para restringir o acesso somente de pessoas autorizadas;
  • atualizações de informações em tempo real;
  • assinatura digital para documentos eletrônicos;
  • painéis de monitoramento;
  • soluções de Business Intelligence;
  • automatização de tarefas;
  • microfilmagem.

2.1 Objetivos do BPMS

Se você continuou até este ponto, deve estar interessado em mais detalhes. Certo? São muitos os propósitos do BPMS: conectar departamentos, informatizar operações de rotina e identificar distorções e oportunidades.

Vamos para um exemplo prático? Imagine um hospital em que o BPMS é instalado. Há diversas atividades corriqueiras dentro de um centro médico: preparar as refeições, fazer cadastros, comprar medicamentos, deixar as roupas limpas, além dos serviços de medicina em si.

No caso de um hospital, o BPMS agendaria exames eletronicamente, cotaria insumos de forma remota, guardaria um acervo digital com o histórico dos pacientes, proporcionaria um manejo eletrônico do estoque, entre outras utilidades.

Há procedimentos que são transversais aos da empresa, ou seja, apresentam conexões com ela, mas não pertencem apenas a essa instituição. Por exemplo: uma simples reunião fora da companhia demanda uma série de intervenções distintas no sistema, algumas delas com interdependência de programas de fora.

No caso desse compromisso, suponha que ele fosse em outro estado. Seria necessário um procedimento de pedido para o custeio da passagem aérea. Talvez isso viesse a requerer um vínculo entre a plataforma da organização e a de uma agência de viagem.

Seria primordial ainda avisar o setor de controle orçamentário sobre essa despesa, assim como comunicar o departamento de recursos humanos, para que este não desconte, indevidamente, o dia de trabalho desse funcionário.

Em um contexto no qual a TI tem um papel cada vez maior no cotidiano empresarial, emergem diariamente mais e mais fórmulas de informática, diferentes entre si, que demandam elos consistentes. Desse jeito, o BPMS integra diversos aplicativos industriais e comerciais, preenchendo essas lacunas.

2.2 Vantagens do BPMS

Você já sabe que o BPMS propicia diversas benfeitorias. Basta voltar na leitura e conferir os mecanismos que listamos, pouco acima, com um pequeno apanhado das funcionalidades desse software. Neste tópico, porém, abordaremos uma recompensa muito vigorosa desse aplicativo: turbinar as condições competitivas.

Estamos falando do mapeamento — e da consequente queda — dos gargalos de produção. Com a automatização dos processos, uma mercadoria que levaria cinco dias para ser produzida pode chegar à sua clientela pela metade do tempo.

Como a plataforma possui também a habilidade diminuir o uso de mão de obra, isso permitirá oferecer produtos mais baratos e redução de custos. Com essa supervisão digital, que funciona como os olhos de uma águia, também fica mais simples agregar valor aos seus artigos.

Assim, de forma muito ágil, uma empresa apresenta ao seu segmento uma novidade melhor, mais barata e que é capaz de ser reproduzida em grande escala. Tudo isso com menos tempo para sua confecção.

2.2.1 Ganhos de competitividade

Imagine uma fábrica de correias de rolamentos para a indústria de tratores agrícolas. As vendas estão caindo, motivo pelo qual seu gestor de projetos está sendo impiedosamente cobrado. Os acionistas perguntam: por quê?

Esse gerente, perdido, olha ao redor de sua mesa. Há pastas, fichas e documentos espalhados por todos os lugares. Ele é um administrador de carreira, respeitado, competente, um sujeito com bastante iniciativa. Já não sabe, porém, o que fazer para organizar seus dados.

Aproxima-se a data para que uma satisfação seja dada à diretoria. Esse líder chega à seguinte conclusão: a instituição não consegue mais guardar, armazenar e interpretar as suas próprias informações. Como solução, ele sugere ao conselho diretivo a adoção de um BPMS, o que é acatado.

Seis meses depois, essa organização descobre que não apenas um, mas vários itens estão pressionando o desempenho para baixo:

  • houve um aumento de 10% sobre os insumos do ramo metalúrgico;
  • há um novo concorrente com preços melhores;
  • o sindicato negociou aumento salarial para a categoria;
  • os fazendeiros estão aderindo à economia compartilhada e, por causa disso, comprando menos maquinários.

Você sente o desespero desse profissional, não? Veja a quantidade de problemas! Para cada um deles, será necessária uma alternativa diferente. Essas respostas vão precisar de acompanhamento, de estratégias, de novos colaboradores etc. Administrar tudo isso sem a ajuda da inovação é impraticável. O BPMS traz saídas a cenários caóticos como esse.

Assim, voltemos à nossa fabricante de rolamentos para tratores fictícia. Faça de conta, como em um filme, que se passaram dois anos desde então.

Existe uma nova realidade: com o auxílio desse aplicativo, calcado nos processos de BPM, essa empresa modificou o formato de sua produção. Parte da matéria-prima foi substituída por itens similares mais baratos. Algumas atividades passaram por automação, o que reduziu os custos com a mão de obra e dobrou a capacidade produtiva.

Essa companhia agora tem produtos comercialmente mais vantajosos do que os daquele concorrente. Com a reforma trabalhista, que deu força de lei à negociação direta entre patrões e empregados, uma pessoa da corporação passou a desempenhar a função específica de relacionamento com os órgãos representativos de classe.

A organização também ampliou significativamente sua clientela e passou a vender rolamentos para produtores de bicicletas, de aparelhos de ginástica, de motos e já programa ampliar sua planta para abastecer o segmento de robótica industrial.

E já que a economia compartilhada é uma tendência, a fábrica abriu uma linha específica para reposição de peças em serviços de manutenção rurais.

Afinal de contas, se a demanda pela compra de equipamentos agrícolas está diminuindo, a procura por consertos dessas máquinas certamente aumentará. Isso porque as frotas ficarão mais tempo em uso, desgastando-se mais rápido.

A principal preocupação desse gestor, que antes vivia atormentado para preservar seus documentos, agora é tornar essa fábrica uma líder dessa área dentro dos próximos dez anos. Essa solução tecnológica, portanto, é capaz de mudar o destino de um empreendimento.

2.2.2 Proveitos domésticos

E as benesses do BPMS não param por aí. Isso porque ele também apresenta respostas para problemas caseiros mais simples. Mais um exemplo: presuma que um novo funcionário acabe de ser admitido. Ao inserir os dados desse trabalhador no sistema, todas as alas, automaticamente, são informadas sobre essa contratação em tempo real.

Desse modo, uma data para o início do treinamento é gerada automaticamente. Ele também tem, de forma instantânea, acesso à lista com suas principais atribuições. Assim, o BPMS é um trampolim para os grandes desafios e para as tarefas corriqueiras.

3. Como aplicar o BPM e o BPMS?

Neste instante, você deve estar se perguntando: mas como fazer para implementar o BPM/BPMS? Isso vai depender de uma empresa para outra, mas três preocupações são fundamentais: compreender a infraestrutura do app, definir o método de acesso dos usuários e selecionar qual será a arquitetura padrão desse aplicativo.

Na fase de “compreender a infraestrutura”, será imprescindível pensar nos modelos e tecnologias adotados no cotidiano dessa instituição. Também será vital debater como a interface BPMS irá interagir com os demais softwares dessa companhia.

No segundo ciclo, é preciso designar um procedimento para identificar os colaboradores que utilizarão essa plataforma, bem como adaptar essa classificação aos sistemas da própria corporação.

Por último, será selecionada a arquitetura padrão desse suporte lógico para os projetos de automatização que requeiram integrações a outros tipos diferenciados de programas.

Pensar nessa trilogia é importante para assegurar o aproveitamento eficaz da ferramenta BPMS. Experiências de implementações anteriores — em diversas organizações — dão conta de que já houve muito retrabalho por causa da falta de planejamento. Abaixo, destacamos um passo a passo. Acompanhe!

3.1 Interface

É essencial constituir o layout da tela e determinar onde estarão os formulários que conduzirão o ser humano. A interface é a conexão direta com o usuário. Onde ele fará o login? Em que lugar ficará a lista de tarefas? Como acessar os gráficos?

É elementar garantir que a instalação seguirá a descrição exata daquilo que foi encomendado. Para tanto, terá de haver especificações sobre os pontos de interação, o diagrama do processo, a fluidez de circulação das informações e um protótipo.

3.2 Integrações

Nesta fase, o banco de dados e os sistemas da empresa serão integrados ao BPMS, conforme o que for decidido durante a elaboração do projeto de implementação desse aplicativo. São ajustadas as providências técnicas para que nada saia dos trilhos.

3.3 Especificações do empreendimento

São estipulados padrões para o uso do BPMS de acordo com o segmento e com a realidade da companhia em questão. A cada vez que algo muito diferente sair da curva, serão mostradas as parametrizações em desalinho. Isso vai dar respaldo às tomadas de decisões.

3.4 Monitoramento BAM

O Business Activity Monitoring (BAM, em português Monitoramento das Atividades do Negócio) é um dos privilégios obtidos ao longo da implementação do software. Essa parte da instalação do aplicativo vai dar visibilidade para a performance dos projetos. Indicadores de produtividade são estabelecidos em dashboards e gráficos práticos, acessíveis e dinâmicos.

3.5 Homologação

Homologação é o momento em que se avalia se os proveitos conquistados com essa adesão estão, ou não, respondendo de acordo com aquilo que era esperado.

É indispensável saber se a tecnologia usada está dando certo, se a interface apresenta problemas, se o fluxo dos dados é ágil o suficiente ou apresenta falhas. Aliás, simulações de uso são muito bem-vindas neste ciclo.

3.6 Produção

Logo após a homologação, iniciam-se os testes de operação da empresa sob a estrutura de BPMS. Aqui, será realizado um monitoramento com a assistência técnica constante — normalmente oferecido pelo fornecedor dessas aplicações — que estará à disposição das equipes de TI das tomadoras do serviço.

Os colaboradores, ao colocarem o sistema na prática, podem perceber eventuais erros e sanar as suas dúvidas sobre o processo.

3.7 Treinamento

É substancial antecipar-se a possíveis “ruídos organizacionais”. Faça com que todos os funcionários envolvidos conheçam as vantagens desse novo e importante instrumento.

Explique as recompensas singelas, que afetarão o cotidiano, e as mais transformadoras, que influenciarão no futuro. O treinamento, portanto, tem de ir bem mais além do que um simples cursinho com instruções.

4. Como escolher uma ferramenta de BPMS?

Ao optar qual será o provedor do seu BPMS, sua pergunta mais importante deve ser: qual é o melhor software para a minha organização? Assim, a seleção ficará bem mais simples do que apenas questionar: qual aplicativo possui mais recursos? Será vital identificar qual plataforma propiciará os custos-benefícios mais interessantes e rentáveis.

Como citamos no exemplo do produtor de rolamentos para tratores, são muitos os quesitos a serem avaliados. E todos eles impactarão na escolha. Assim, uma avaliação caso a caso é primordial.

Apesar disso, baseados em experiências anteriores, especialistas recomendam levar em consideração, para essa escolha, alguns itens fundamentais. Confira:

  • porte da corporação;
  • quantidade de usuários;
  •  integração com clientes;
  • compatibilidade com os sistemas atuais;
  • compatibilidade com outras tecnologias indispensáveis;
  •  onde serão armazenadas as informações;
  • necessidade de suporte em outros idiomas;
  • interesse em cálculos em outras moedas;
  • razões pelas quais esse software será implantado;
  • monitoramento e ação em tempo real;
  • ferramentas e metodologias de análise de rendimento;
  •  fornecedores de confiança, com sólida reputação.

5. Principais indicadores de processos

Os parâmetros de desempenho servem para respaldar o mapeamento de processos. Assim, todas as atividades da companhia ficam sob constante vigilância. Além disso, eles mostram informações cruciais de forma acessível. Desse modo, os líderes têm mais condições de tomar decisões acertadas.

Esses índices medem tanto a eficácia — o nexo entre as metas conquistadas e as planejadas — como também a eficiência — a conexão entre os ganhos alcançados e os gastos aplicados. A seguir, mais uma lista, desta vez com os proveitos de seguir esses números:

  • informação detalhada de cada etapa da produção;
  • exatidão nos dados, o que favorece a tomada de decisão;
  • eficiência e eficácia aos processos;
  • operações ágeis;
  • clareza na compreensão e divulgação de conquistas.

Os indicadores de desempenho, portanto, fiscalizarão a performance de uma corporação para saber se ela está, ou não, atingindo seus objetivos.

Em uma analogia com o corpo humano, podemos comparar o BPMS ao cérebro e os indicadores ao coração. Essa medições serão imprescindíveis numa gestão por BPMS, como o são para quaisquer espécies de gerenciamento. Esses apps geram diversos tipos diferentes de dados estatísticos. Observe um resumo sobre alguns modelos a seguir.

5.1 Produtividade

A taxa de produtividade vai estabelecer uma ligação entre o resultado do trabalho e os investimentos aplicados. Com ela, é possível saber quais colaboradores, em igual espaço de tempo, produzem mais.

No caso de uma obra, por exemplo, imaginemos que um pedreiro consiga implantar 30 metros quadrados de piso em uma hora e, outro, também em 60 minutos, alcance a marca de 60 m². Assim, é possível identificar quais funcionários são mais produtivos.

5.2 Qualidade

Esta taxa medirá a qualidade das mercadorias. Lembra da nossa fábrica de rolamentos? No caso dela, seria viável levantar o número, em quilômetros de rolamentos, que são dispensados, em determinado intervalo, por inadequações de produção, ou seja, defeitos.

5.3 Lucratividade

Mostra a porcentagem de lucro em relação às vendas. Se a nossa fábrica de rolamentos hipotética tivesse obtido US$ 200 mil em vendas com o emprego de US$ 180 mil, ela teria conquistado um lucro de 10%, isto é, US$ 20 mil.

6. Conquistas após a implementação

O BPMS, portanto, é um meio bem-sucedido de aprimorar o gerenciamento estratégico, propiciando aos líderes uma visão panorâmica do negócio. Ele insere a administração nesta era tecnológica em que vivemos. Desse jeito, a companhia fica alinhada às novas tendências que se avizinham.

Assim, ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos e os lucros potencializados, problemas domésticos — que tanto lhe incomodam — serão aniquilados do processo.

Com a adoção da solução de informática adequada, você, assim como o gestor da nossa fábrica fictícia, poderá finalmente empregar o seu talento em avanços significativos para o seu setor. Quer saber mais? Assine a nossa newsletter!

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