Veja como funciona a inteligência artificial na gestão de documentos

Recentemente, foram noticiadas as vitórias das inteligências artificiais Watson (IBM) e Google Deep Mind (Google) sobre campeões humanos em jogos de raciocínio.
Isso significa que a inteligência artificial (AI) já é capaz de processar e manipular informações muito além da capacidade de nosso cérebro.
Por essa razão, algoritmos de AI estão sendo usados em aplicações para gerenciamento de documentos. Essa é uma forte tendência tecnológica que vem ganhando fôlego nos últimos anos.
Ficou curioso a respeito dessa verdadeira revolução tecnológica que está em curso? Não se preocupe! Neste post vamos explicar como funciona o uso da inteligência artificial na gestão de documentos. Preparado? Acompanhe!

O funcionamento da inteligência artificial na gestão de documentos

Só mais recentemente, o poder computacional disponível tornou-se suficiente para o processamento mais intenso de cálculos em inteligência artificial. Ou seja, o que antes era apenas teorizado por falta de tecnologia, agora pode ser testado e projetado.
Na gestão de documentos, os processos AI funcionam identificando, categorizando e interpretando os dados tratados. Por meio dessa tecnologia, torna-se possível aos softwares de gestão identificar tendências de mercado e padrões críticos.
O gerenciamento de documentos físicos também tem muito a ganhar com a AI. Aplicações com essa tecnologia podem organizar e categorizar documentos e formulários em tempo real durante o processo de digitalização, indexando os itens automaticamente.

Prospecções de crescimento para esse mercado

Encontrar dados críticos em meio à torrente de informações da rede é o grande desafio para tomada de decisões inteligentes nas empresas.
Para essa demanda em especial, a AI é o maior trunfo das aplicações corporativas, pois otimiza esse processo, deixando-o mais rápido, dinâmico e menos oneroso.
Essas tecnologias de inteligência artificial na gestão de documentos têm respondido a uma forte necessidade das corporações.
As prospecções são para lá de favoráveis. Segundo pesquisas, o mercado de softwares corporativos com recursos de inteligência artificial movimentará cerca de 11 bilhões de dólares até meados da próxima década. Para se ter uma ideia, a taxa de crescimento anual desse mercado chega aos 56%.
Estima-se para o ano de 2020 um crescimento em 44 vezes do volume do Big Data atual, por isso o gerenciamento inteligente nesse crescente volume de dados será cada vez mais primordial.

Benefícios e aplicações para o fluxo de trabalho

Tradicionalmente, o que se faz no processo de digitalização de documentos para inserir no Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) é colocar cada arquivo digitalizado no sistema manualmente. Nem precisa falar que isso gera um trabalho enorme.
Com o uso das tecnologias AI, é possível poupar todo esse trabalho manual na classificação e indexação de informações em documentos físicos, agilizado todo o processo.
Um exemplo prático de aplicação dessa tecnologia em gestão de documentos de uma empresa é o gerenciamento AI relativo às despesas de um negócio.
Essa tecnologia permite a automatização dos processos de pagamento de contas por meio da organização e classificação de informações nas faturas e boletas.
Dessa forma, seu sistema de contabilidade poderá reduzir significativamente o tempo necessário para processar todos esses dados numéricos, evitando atrasos, erros humanos e, consequentemente, gerando economia para a empresa.

Gestão de documentos, inteligência artificial e dispositivos mobile

É claro que a tecnologia mobile não poderia deixar de contribuir com esse processo. Por meio das câmeras dos gadgets é possível realizar escaneamentos, trazendo os mais diversos documentos para a gestão digital.
Grande parte dos sistemas de gestão de documentos oferecem um aplicativo mobile com essa função. Alguns desses apps oferecem também recursos para escaneamento e recuperação de imagens danificadas.
Claro que o escaneamento de imagens e inserção dos arquivos em sistemas de gestão de documentos não chega a ser exatamente uma novidade. A grande inovação é a inserção da tecnologia AI nesse processo.
Por meio dela, torna-se possível não apenas a digitalização do documento, mas a extração e coleta de dados contidos no arquivo gerado, bem como a classificação e a validação desses dados, tudo isso de forma automatizada e em tempo real.

Gestão otimizada de grande volume de dados

Em se tratando de grandes volumes de documentos, essa tecnologia mostra-se revolucionária, beneficiando, por exemplo, o trabalho na área jurídica. Advogados e profissionais do direito muitas vezes têm que formar grandes equipes e despender vários meses na análise de processos.
Com a inteligência artificial aplicada à gestão desses documentos, esse massivo esforço poderá ser abreviado enormemente, liberando a força de trabalho para um melhor aproveitamento na tomada de decisões.
Muito além da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), esse método com AI adiciona capacidade nos sistemas de aprendizagem com base nos conteúdos dos documentos, não apenas em estruturas e reconhecimento de padrões.
Aí você pode pensar: “Esses documentos comumente estarão com fontes, diagramações, formatações diferentes, a inteligência artificial não irá conseguir extrair esses dados.”
Essa é a parte fascinante do processo. As ferramentas atuais são capazes de identificar esses dados independentemente de sua locação no documento e de quaisquer outros detalhes de diagramação ou formatação.
Os algoritmos de inteligência artificial, usando uma lógica de programação complexa, conseguem interpretar e extrair informações de maneira precisa e confiável dos documentos analisados.
Imagine a economia de recursos que se viabiliza por meio dessa fantástica ferramenta!

Gestão inteligente de documentos na área médica

No campo da medicina, a inteligência artificial aplicada à gestão de documentos tem proporcionado resultados revolucionários.
Empresas médicas lidam com gigantescas quantidades de formulários e dados. Com a AI esses dados são tratados em tempo real, no instante em que são colhidos.
Cópias em formato PDF dessas informações são automaticamente enviadas ao SGBD para que se prossiga o fluxo de trabalho e se possa dar os próximos passos no tratamento dos pacientes.
Captura, classificação, extração e análise dos dados. Esse é o caminho percorrido pela informação de maneira automática por meio da inteligência artificial. Isso diminui a incidência de erros humanos no processo e agiliza imensamente todo o trâmite burocrático nas instituições hospitalares.
No mundo corporativo, de uma maneira geral, a previsão é que a AI seja inserida de maneira mais global nos sistemas. Podendo atuar no fluxo de comunicação via e-mail, chats, voz e vídeo, além de gerenciar processos de trabalho, estabelecendo conexões entre as etapas, desde a entrega de uma proposta, à análise e parecer dos CEO’s. Tudo isso nutrindo o sistema interconectado de dados.
Viu como a inteligência artificial está fazendo uma verdadeira revolução na gestão de documentos, quer saber mais sobre o assunto? Então conheça também as principais soluções para digitalização de documentos!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.