Segurança da informação: Veja como assegurar seus documentos

Para conseguir manter um ritmo de trabalho com um bom nível de resultados e focado nas atividades mais importantes, é bom que se tenha uma organização e armazenamento de informações adequada e segura.
Se quiser não perder mais tempo com este tipo de assunto e garantir que todos os seus documentos estejam devidamente arquivados e à salvo, é importante dar atenção à segurança da informação. Continue lendo o nosso post e entenda um pouco mais este assunto.

O que é e como funciona a segurança da informação?

Informação é todo dado ou conjunto de dados que tenha algum significado útil. Ela pode ser classificada de várias maneiras e também gerenciada.
Ao se preocupar com a gestão desses dados e estabelecer algumas formas de trato, uma empresa está definindo a sua Política de Segurança da Informação (PSI).
A PSI consiste na definição de práticas e controles específicos, respeitando algumas diretrizes e procedimentos. Seu principal objetivo é evitar perdas de informações, além de conseguir filtrar o seu acesso.

Princípios da segurança da informação

Os princípios da segurança da informação podem ser resumidos em três pilares. É fundamental que essas premissas sejam observadas e respeitadas por todos que quiserem garantir sua boa gestão.
O primeiro dos pilares é a integridade, que reza que a informação não se deteriore ou se modifique. Assim, os dados devem manter sua consistência de maneira integral para que não haja perda do seu valor, entrega parcial ou qualquer modificação.
O segundo deles é a disponibilidade. Dessa forma, garante-se que a informação esteja acessível a quem precisar e puder. Não adianta, por exemplo, você ter documentos que compilam muito bem as suas experiências aprendidas com outros projetos, se não conseguir acessá-los na hora de iniciar um novo.
Por último, temos a confidencialidade. Segundo esse pilar, toda informação só deve ser disponibilizada para as pessoas que têm a devida autorização para tal. Por isso, ter senhas e outras formas de controle de acesso é tão importante. Desse modo, você garante que dados valiosos e estratégicos não caiam em mãos erradas.
Respeitando essas três premissas, toda informação estará segura e poderá ser utilizada da maneira mais assertiva possível. Independente do seu negócio ou ramo de serviço, esse é o seu foco na hora de estabelecer mecanismos de segurança da informação. É assim que ela funciona.

Como implementar e quais os benefícios da segurança da informação?

Uma vez entendidas as principais preocupações, é hora de falarmos um pouco mais sobre como tornar tudo isso realidade. Veremos então como você pode enfrentar cada uma das possíveis ameaças e colher os melhores benefícios.
Para facilitar o entendimento, vamos avaliar cada vulnerabilidade de maneira individual. Confira a seguir.

Armazenamento e integridade física

A integridade física do equipamento que armazena seus documentos digitais, assim como os arquivos impressos, deve ser cuidada com muita atenção.
Em relação aos documentos físicos, o mais indicado é torná-los digitais. Dessa forma, você evita que agentes naturais ou mesmo acidentes os danifiquem. Além disso, esses arquivos ficarão longe de riscos como mofo, deterioração, água, fogo ou até que algumas impressões se apaguem.
Sobre o hardware, evite manter dados sem a realização de backups de rotina. Procure também não armazená-los em dispositivos que não sejam confiáveis ou muito sensíveis, como, por exemplo, CD’s ou DVD’s que podem ser arranhados. O melhor é avaliar soluções mais consistentes como bons data centers e microfilmagem. Assim fica tudo mais seguro.

Comunicação e tráfego

Uma informação estática tende a se manter mais segura do que quando ela é transmitida de um ponto a outro. Por isso, é primordial ter um sistema que zela para que não ocorram vazamentos na hora de repassar arquivos.
Para cuidar desses processos de transferências de dados, existem três ferramentas das quais você pode lançar mão e ter mais tranquilidade.

Certificação digital

A certificação digital é um tipo de atestado de autenticidade. Ela garante que o arquivo enviado ou recebido é verdadeiro, que não houve nenhuma alteração ou mesmo que ele não foi substituído.

Criptografia

Outra opção, é criptografia. Ela é muito utilizada na transferência de arquivos para que esses, mesmo se interceptados no meio do caminho, não possam ser lidos por qualquer pessoa. Ela funciona com a utilização de uma chave.
Quando o arquivo é enviado, ele segue em um formato indecifrável. Porém, esse dado somente voltará a fazer sentido quando, chegando ao receptor, for reconfigurado, voltando ao seu formato original.

Assinatura digital

Já a assinatura digital também se vale da criptografia. Entretanto, ela consegue garantir a originalidade do documento e dar confiabilidade de que o conteúdo não foi alterado.

Fator humano

Além dos sistemas de armazenamento e tráfego de arquivos, o fator humano deve ser sempre considerado na hora da definição de uma boa Política de Segurança da Informação.
Podendo afetar a segurança da informação de maneira voluntária ou não, é necessário adotar medidas que consigam proteger a circulação e acesso aos dados estratégicos da sua empresa.
Antivírus e firewalls são um bom começo contra invasores mal intencionados. Porém, essas não são as únicas formas de se proteger.
Nos seus sistemas de gestão e armazenamento de dados, é muito importante estruturar o nível de acesso às informações por meio de senhas. Conceber uma hierarquia bem definida também é fundamental.
Outro ponto necessário é que cada pessoa saiba o que pode ou não ser feito com cada arquivo que tenha acesso.
Em alguns casos, é válido que sua empresa cobre um comprometimento formal de pessoas que tenham contato com informações mais valiosas. Isso pode ser feito por meio de termos de sigilo e confidencialidade.
Caso você queira ser ainda mais precavido, procure uma solução do tipo honeyspot. Tendo um funcionamento similar ao de um antivírus, ele leva o invasor a acreditar que está tendo acesso às informações que veio buscar dentro do seu sistema, sendo que não é verdade.
Agora você entendeu melhor e já consegue avaliar as maneiras de como criar uma boa política. Dessa forma, será possível garantir a segurança da informação na sua empresa.
Que tal agora conhecer os benefícios do OCR (Reconhecimento de Caracteres Óticos)? Por meio dele, é possível unir os serviços tanto de digitalização de documentos, como também de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
Para facilitar as coisas, separamos tudo que você precisa saber sobre ORC em um único artigo, objetivo e bem explicativo. Confira! Temos certeza que você vai gostar!

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