Quais os benefícios de uma solução de gestão de documentos?

Sabe aquelas tarefas chatas do dia a dia, que costumamos sempre adiar? Manter atualizado o arquivo de documentos da empresa certamente é uma delas.
O problema é que documentos são de grande importância para o funcionamento de qualquer negócio, e, em algum momento, será necessário encontrar rapidamente uma nota, um certificado ou um comprovante.
Isso revela o quanto a gestão de documentos faz diferença para a organização de uma empresa. Sem esse trabalho, o que começa pequeno pode se transformar em uma bola de neve e gerar muito transtorno depois. Felizmente, existem soluções no mercado que resolvem esse problema.
Você já considerou adotar um sistema de gestão de documentos? Esse tipo de software pode facilitar — e muito — a sua vida, trazendo enormes benefícios para a empresa.
Veja tudo que está envolvido nisso e algumas das principais vantagens que a gestão eletrônica de documentos — ou GED — pode trazer!

O que está envolvido na gestão de documentos

Fazer uma boa gestão de documentos envolve muito mais que guardar arquivos. Se fosse assim, você poderia simplesmente digitalizar tudo e se livrar do arquivo físico, certo?
A gestão, por sua vez, principalmente em sua forma eletrônica, inclui várias tecnologias e processos bem estruturados que garantem a manutenção de um arquivo digital de qualidade — e com agilidade.
Mas que processos são esses, afinal de contas? Veja algumas das tecnologias envolvidas no GED que você simplesmente não pode reproduzir com um scanner comum:

  • captura de imagem: é a digitalização dos documentos de modo que se tornem arquivos de texto, e não apenas imagens escaneadas;
  • gerenciamento de arquivos: ferramentas voltadas para controlar a criação, revisão e até exclusão de documentos, bem como várias outras funcionalidades;
  • fluxo de trabalho: uma forma de garantir que cada documento seja manuseado pelas pessoas certas e que tarefas importantes sejam cumpridas;
  • processamento de formulários: é possível até mesmo automatizar o processo de digitação de formulários para facilitar o controle dos documentos;
  • controle do ciclo de vida dos arquivos: tecnologia que automatiza o controle de prazos dos documentos, determinando quais devem ser mantidos ou excluídos com o tempo.

Apesar de não entrarmos em detalhes, deu para notar que a gestão eletrônica não é um método amador ou improvisado, não é mesmo? Por isso, vale a pena investir em uma solução robusta, que ofereça tudo que a sua empresa precisa.

Documentos bem particionados

A primeira vantagem em adotar uma solução de gestão de documentos é manter registros bem particionados e armazenados de forma apropriada, o que evita muitos problemas e permite que o negócio funcione de maneira muito mais dinâmica. Mas o que significa isso, na prática?
Os documentos estarão sempre divididos corretamente, cada um no seu lugar, de forma organizada e coerente. Dessa forma, ninguém vai precisar se preocupar demais quando precisar acessar algum deles, e muito menos ficar pensando em como catalogar tudo para tornar o arquivo mais fácil de lidar.
Sabemos que há muitas formas de particionar os registros. No fim das contas, o que vai determinar isso é a própria necessidade da empresa — ou seja, como seu trabalho diário pode se tornar mais simples e eficiente.
Pense no impacto que isso terá sobre as tarefas que precisam ser realizadas todos os dias com a ajuda desses documentos!
O melhor de tudo é saber que, mesmo fazendo uso constante desse arquivo, você não vai precisar reorganizá-lo depois, já que o acervo é digital e basta fazer as consultas prontamente.
O fato é que com documentos bem particionados, não importa em que categorias você escolha dividir as informações: elas estarão sempre sob controle.

Localize seus documentos de forma rápida

A segunda vantagem de contar com um sistema de gestão de documentos é a incrível rapidez que ele proporciona ao localizar os documentos.
Justamente por se tratar de um arquivo bem dividido, como vimos acima, o tempo de procura já é menor. Além disso, veja os 2 motivos principais de tanta agilidade na hora de localizar os arquivos:

Acervo digitalizado

O primeiro motivo de se conseguir uma rápida localização dos documentos é que praticamente todo o acervo dos seus registros estará digitalizado.
Como já vimos acima, essa digitalização não acontece de qualquer jeito. Pelo contrário, tudo é feito de modo que as informações não apenas sejam preservadas, mas também que seja possível fazer uso completo delas.
Assim, em vez de se tornarem apenas imagens de documentos, como a maioria das digitalizações, todos os arquivos passam a ser inteiramente digitais.
Isso significa que você pode fazer uma busca por palavras-chave contidas em um comprovante, por exemplo, a fim de achar o documento pretendido mais rapidamente.
Por conta desse reconhecimento avançado de caracteres, é possível que você localize seus documentos em instantes, sem qualquer dor de cabeça.

Hierarquia que facilita o acesso às informações

Outra questão que faz a diferença no acesso rápido das informações é a hierarquia com que elas passam a ser divididas.
A partição correta dos registros, guardados de acordo com categorias que facilitem a manutenção e o trabalho diário, também colabora para isso.
Como essa hierarquia funciona na prática? Em vez de procurar documentos de forma aleatória ou em pastas que misturam informações não relacionadas, cada documento fica guardado no lugar mais apropriado.
Em outras palavras, há uma estrutura bem definida em que os arquivos devem ser mantidos, dependendo do tipo de documento, a qual setor pertence, e assim por diante.
Não acha mais fácil saber exatamente onde procurar assim que um documento se fizer necessário?

Mais segurança e fácil recuperação dos documentos

Hoje em dia, é simplesmente impossível gerenciar um negócio sem tomar cuidado extra com a segurança com que as operações são realizadas, não é mesmo?
Com isso em mente, uma boa solução de GED sempre deve manter os arquivos dos clientes intactos, e até permitir a recuperação de documentos que venham a se perder por conta de algum eventual erro.
Veja alguns dos cuidados que uma solução confiável vai oferecer para garantir que você tenha segurança na manutenção dos seus registros:

Backups regulares

Quem trabalha com informações digitais sabe da importância de fazer backups regulares de tudo. Mas, no caso da gestão de documentos, isso é ainda mais evidente.
Uma sistema de gestão de documentos realmente confiável precisa oferecer a opção de backup dos dados para os clientes, ou mesmo realizar esses backups de forma automática, se possível.
Quando esse é o caso, as chances de algum documento se perder serão quase nulas, ainda que aconteça algum problema nas máquinas da empresa, prejudicando outras informações.

Proteção de dados

Outra característica da maioria dos sistemas digitais atuais é usar mecanismos de proteção de dados. Neste caso, os documentos digitalizados é que são protegidos de qualquer perigo.
Como muitos registros são confidenciais e contêm informações extremamente valiosas, é fundamental tratar essa questão com a maior prioridade.
Por isso, um sistema de gestão de documentos confiável precisa conter encriptação de dados, certificado SSL ou outras tecnologias que mantenham os seus arquivos livres de risco.

Fragilidade do arquivo físico

Além dos benefícios do arquivo digital, é bom nos lembrarmos também das fragilidades do arquivo físico, que é vulnerável a qualquer dano ao prédio, como incêndios, enchentes e outros problemas similares.
Só isso já dá um motivo mais do que válido para investir na gestão eletrônica, e reforça a segurança que esse tipo de solução apresenta. Além disso, os arquivos físicos se deterioram com o tempo. Especialmente se não forem bem guardados, eles ficam expostos a traça, ferrugem e, dependendo do tipo de papel, se apagam com o tempo.

Melhora do atendimento

Talvez você ainda não tenha parado para pensar em como a falta de organização dos documentos pode afetar até mesmo a relação com os clientes, mas o fato é que isso acontece.
Sendo assim, será que usar uma ferramenta de gestão eletrônica pode sanar esse problema? Com certeza.
Veja 3 motivos pelos quais você pode esperar uma melhora no atendimento assim que começar a usar o GED:

Tempo menor de resposta

É bastante comum ter de consultar ou até enviar documentos ao lidar com os clientes, não é mesmo?
No entanto, isso nem sempre acontece da forma esperada, especialmente quando não há qualquer tipo de controle sobre o arquivo da empresa. Isso gera dificuldades no atendimento e, em alguns casos, acaba deixando os clientes frustrados.
Por outro lado, é natural que, com os registros organizados de forma mais eficiente e disponíveis para pronta consulta rapidamente, o tempo de resposta também diminua.
Com a correria que enfrentamos todos os dias, a demanda por atendimento rápido é cada vez maior e serve de parâmetro na hora dos clientes decidirem se continuarão com a sua empresa ou não.

Suporte de qualidade

Outra questão na qual o GED ajuda a melhorar o atendimento que você oferece diz respeito à qualidade do suporte. Mas, como assim?
Pode parecer que não, mas o tempo que antes era usado simplesmente para localizar documentos e enviá-los aos clientes — muitas vezes já no limite do prazo — , agora pode ser voltado para ir além do básico.
De forma simples, há uma mudança de foco, que passa a ser em como tornar o atendimento mais relevante e resolver de uma vez por todas o problema em questão.
Somando isso ao tempo menor de resposta, os consumidores com certeza terão uma experiência muito superior de atendimento, de modo geral.

Clientes mais satisfeitos

Qual você acha que será o resultado de dar uma resposta mais rápida ao cliente e prestar um atendimento mais completo?
Sem dúvida, os clientes se sentirão mais satisfeitos com a empresa! Isso deve ter um peso grande na sua decisão por um sistema de GED.
Afinal, o suporte é um dos critérios mais observados hoje em dia por potenciais clientes, e, quanto maior o índice de aprovação dos consumidores atuais, mais provável que recomendem o serviço a outros.
Outro detalhe importante é que tudo o que dissemos aqui não vale só para o trato com os clientes, mas também com parceiros comerciais em geral.
É muito bom ter isso em mente, visto que a relação com os parceiros precisa ser eficiente, a fim de transmitir a eles a confiança necessária para que a união dê certo.

Melhor aproveitamento do espaço físico da empresa

Outra grande dificuldade de muitas empresas nos dias de hoje é o aproveitamento do espaço. Especialmente em locais alugados, podemos dizer seguramente que cada m² custa caro e, portanto, precisa ser bem aproveitado, não concorda?
Pois a gestão de documentos também serve para isso! Entenda melhor como isso é possível:

Diminuição de arquivos físicos

A diminuição dos arquivos físicos representa um grande avanço em relação ao aproveitamento do espaço na sua empresa.
Apesar da maioria dos documentos ter um tempo específico de armazenamento — podendo ser destruídos depois — , a tendência é que o arquivo só cresça com o tempo.
Com a digitalização, não importa quanto tempo passe, você não precisará se preocupar com isso. Pelo contrário, poderá usar o espaço que antes era destinado aos armários de documentos para outra coisa.
É verdade que a lei exige a manutenção de certos registros em sua forma física, mas com quase a totalidade dos documentos digitalizados você certamente terá um ganho de espaço considerável.

Área de trabalho mais limpa

E quando os documentos ficam jogados por qualquer canto? Isso é ainda pior do que precisar de espaço demais para manter tudo em ordem!
Felizmente, a boa gestão de documentos também ajuda a resolver esse problema. Com tudo digitalizado e disponível por meio eletrônico, qual a necessidade de manter aquela papelada sem fim pelo escritório?
E qual o efeito disso no dia a dia? A bagunça torna tudo mais caótico, deixa o espaço menor e faz com que até as tarefas mais simples se tornem trabalhosas e cansativas demais.
Tudo é mais complicado em um ambiente desorganizado, e documentos são muito fáceis de sair do controle, não concorda? Resolver esse problema provavelmente vai tirar boa parte dos seus motivos de preocupação.

Acesso instantâneo de qualquer lugar

Se encontrar um documento no meio da bagunça do seu arquivo físico já é um desafio, imagine quando você não está na empresa!
Em visitas a clientes e viagens de negócios também é possível que certos documentos sejam necessários. O que fazer, então? Isso depende do método de gestão usado.
Se a sua empresa ainda usa o arquivo físico, você terá de tirar um colega de sua função para encontrar o documento, digitalizá-lo e enviá-lo a você. Por outro lado, se utiliza um sistema de GED, pode simplesmente acessá-lo na hora, de onde estiver, e usar para o que for necessário.
Mas, a fim de que isso aconteça, você tem de escolher um sistema que ofereça essas 3 funções:

Computação na nuvem

Antigamente, quando um sistema era instalado na máquina, só funcionava nela, e o máximo possível era criar uma rede interna para que outros computadores no mesmo local trocassem informações entre si.
Felizmente, esse tempo já passou. Hoje em dia, temos a computação na nuvem, que tem sido usada na maioria dos sistemas digitais e se mostrado a solução definitiva para empresas modernas.
Na computação em nuvem, os sistemas não funcionam em apenas uma máquina, mas sim via internet, de modo que todos os dados que você acessar no Brasil podem ser vistos também lá no Japão, por exemplo.

Atualização em tempo real

Por se tratar de uma solução feita para ser acessada de qualquer lugar do mundo — e até por mais de uma pessoa ao mesmo tempo —, boa parte dos sistemas em nuvem também conta com atualizações em tempo real.
Isso quer dizer que se você alterar um documento agora, essa alteração ficará disponível imediatamente para quem mais estiver analisando o material.
Em alguns casos, é preciso fazer uma pequena sincronização a fim de que as atualizações fiquem disponíveis, mas ainda assim é um recurso e tanto, já que não é preciso se preocupar tanto com as versões dos registros.

Preparação para dispositivos móveis

Os dispositivos móveis fazem parte do dia a dia de todos nós, inclusive nos negócios. Então como eles poderiam ser deixados de lado na hora de criar um sistema que é feito para ser acessado de qualquer lugar?
Uma solução GED preparada para esse tipo de aparelho leva vantagem sobre as demais, já que nem sempre é possível ter um computador por perto — e, em alguns casos, isso nem é necessário.
Quando o objetivo for fazer apenas uma consulta rápida, é mais provável que o smartphone ou tablet à mão sejam opções mais interessantes, e um sistema preparado permite essa escolha.

Integração com outros processos da empresa

Não é novidade para ninguém que os documentos gerados vêm de vários setores da empresa, e precisam ser classificados de acordo com sua origem. Além disso, é muito comum que uma determinada área precise dos registros gerados por outra, a fim de realizar o seu trabalho de forma correta.
Veja como cada um desses departamentos é afetado pela integração com o sistema de gestão e por que isso deve importar para você:

Recursos Humanos

O setor de Recursos Humanos precisa estar em dia com a documentação de todos os funcionários e tomar decisões importantes para o bom andamento da empresa.
Essas decisões não podem ser adiadas ou mal informadas por conta de uma gestão mal feita dos documentos, e uma boa solução de GED impede justamente que isso ocorra.
Por meio das ferramentas de controle e troca de informações de forma segura, esses profissionais terão tudo que é preciso para fazer um trabalho completo e garantir o bom andamento do departamento.
Além disso, o RH sempre interage com outras áreas da empresa, e a integração oferecida pela gestão eletrônica com outros setores facilita esse contato.

Administração

Os diretores e gestores da empresa também precisam de acesso imediato a documentos importantes. Sem isso, não conseguem ter uma visão ampla do negócio e muito menos tomar decisões estratégicas fundamentais.
Negociações, novos projetos, fiscalizações, revisões de desempenho e outras atividades que não podem esperar, passam diretamente pela análise dos documentos.
Sendo assim, de que adiantaria ter um sistema de gestão de documentos se ele não estivesse disponível para quem mais precisa das informações contidas nos registros?
O bom uso dessa ferramenta e de seus muitos recursos vai facilitar diversas ações internas importantes, da mesma forma que facilita o atendimento ao consumidor final.

Setor financeiro

O setor financeiro lida constantemente com notas, comprovantes, boletos, contratos de compra e venda e uma série de outros documentos que precisam ser mantidos por vários anos. A falta de qualquer um deles pode fazer um grande estrago, gerando problemas sérios para a empresa.
Isso sem contar a necessidade de emitir alguns desses registros de forma rápida para não perder prazos e se manter em dia com a receita federal, por exemplo.
Assim, a integração do financeiro com o GED é uma ótima forma de guardar esses documentos em segurança e, ainda, agilizar sua consulta.

Sistema de CRM

O sistema de CRM (Customer Relationship Management), ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que ajuda a gerenciar a empresa como um todo, interferindo diretamente no andamento de vários setores. Então, ter o GED integrado ao sistema CRM torna tudo o que falamos até agora ainda melhor. Por quê?
Qualquer documento, de qualquer área da empresa, pode ser acessado de qualquer lugar pelas pessoas que precisarem usá-lo. Até mesmo quando um setor precisar de documentos relacionados a outro departamento, poderá consegui-los mais facilmente graças a essa integração com o sistema CRM.
Pense em como isso agiliza as operações da empresa e evita problemas de organização!
Sem dúvida, utilizar um sistema de gestão de documentos é uma ótima forma de manter os arquivos em dia, economizar tempo e espaço, e até trabalhar de forma mais produtiva. Por isso, tire tempo para conhecer melhor esse tipo de solução: pode ser justamente o que você precisa.
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