Conheça as principais soluções para a digitalização de documentos

A busca por formas de aumentar a eficiência operacional e reduzir custos é uma constante nas empresas, pois aquelas que conseguem aperfeiçoar seus processos nesses pontos otimizam seus resultados. Para isso, não basta definir estratégias para aumentar as vendas, pois o consumo consciente de recursos e o corte de custos também impactam no desempenho organizacional. Nesse sentido, a implantação de práticas sustentáveis e adoção de ferramentas tecnológicas que maximizem a execução de processos, como soluções para digitalização de documentos é vital.
A papelada e os documentos físicos possuem grande impacto nos gastos internos das empresas. E isso não somente por causa dos valores direcionados para aquisição deles, mas também com tinta para impressão, armazenamento, conservação, estruturação de depósitos ou locais para arquivamento, pessoal encarregado de gerenciá-los e descarte. A médio e longo prazo, a quantia investida nesses itens tende a ser grande, afetando consideravelmente o orçamento corporativo.
Para diminuir essas despesas e, consequentemente, otimizar o desempenho da empresa em relação ao consumo de recursos físicos para escritórios, a digitalização de documentos surge como solução. Por meio dela, o empreendimento não só reduz gastos com papéis e espaço físico, como melhora a manutenção dos dados, torna-os mais acessíveis às equipes e ainda pode protegê-los por mais tempo.
Para entender melhor como essa alternativa pode trazer vantagens significativas para a sua empresa, é importante ficar por dentro dos motivos da digitalização e dos principais tipos existentes no mercado, o que você confere adiante!

1. Por que você deve digitalizar?

Como visto rapidamente acima, a digitalização de documentos traz muitos benefícios para uma empresa, como otimização da gestão de arquivos e a redução de custos. Mas não são só essas vantagens, pois os ganhos afetam direta e indiretamente as próprias rotinas das equipes, melhorando o trabalho dos colaboradores.
Quando a digitalização é usada junto ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que envolve um grupo de tecnologias empregadas na gestão de documentos digitais nativos (produzidos no ambiente virtual, como notas fiscais eletrônicas), os ganhos são maiores. As soluções GED possibilitam que o usuário obtenha ou visualize rapidamente arquivos digitais, frequentemente por meio de navegadores que possuem acesso a informações na nuvem (Cloud Computing) ou em uma rede interna.
Esse ponto se converte em benefícios para a gestão organizacional interna, facilitando a troca de dados e conteúdos facilmente. Além disso, existem 10 vantagens que a digitalização de documentos dá à empresa:

1.1. Gestão de tempo

Por meio da digitalização de documentos é possível otimizar a gestão do tempo dentro da empresa, pois a busca e o acesso aos conteúdos e informações passam a ser feitos rapidamente, em questão de segundos. Inclusive não é necessário se deslocar até o arquivo central, ou para secundários, em busca de arquivos ou para obter informações específicas, o que gera perda de tempo também.
Com a digitalização, o trabalho dos funcionários fica mais fácil de ser feito, pois se evita interrupções pela falta de documentos ao alcance das mãos. Isso colaborada na elevação da produtividade, além de evitar horas perdidas sem resultados caso documentos não estejam mais na empresa ou tenham se perdido.

1.2. Gestão de espaço

Outra importante vantagem da digitalização de documentos é a economia obtida com espaço físico, liberando locais antes abarrotados de documentos, pastas, cupons, maletas ou caixas para serem usados para outros fins na organização. Isso também ajuda a economizar gastos com manutenção desses ambientes, com preservação dos documentos e limpeza.

1.3. Acessibilidade às informações

Um documento físico possui limitações em termos de acessibilidade, pois apenas um funcionário por vez pode consultá-lo em busca de informações específicas.
Já um arquivo virtual pode ser visto por inúmeras pessoas ao mesmo tempo, desde que possuam as autorizações necessárias. O acesso também passa a ser possível de qualquer local do mundo, em qualquer hora, caso ele seja disponibilizado por meio online ou na nuvem (cloud computing). Isso é vital para negociações externas com clientes ou reuniões com parceiros e fornecedores, em que uma consulta rápida a dados específicos pode significar o fechamento de uma venda ou acordo.
Dependendo das soluções para digitalização de documentos utilizadas e dos sistemas de controle, é possível até mesmo monitorar quais pessoas tiveram acesso a determinados documentos, em que dia e hora. Além, é claro, de especificar os critérios para os acessos dos colaboradores — cargo, nível de importância das informações para execução de atividades, criticidade e urgência etc.

1.4. Proteção de informações

Documentos físicos estão suscetíveis à ação de intempéries (chuvas, vento, inundações), incêndios, acidentes, derramamento de líquidos, manuseio errado que os danifiquem etc. Devido a isso, a segurança de um arquivo físico é considerada baixa, exigindo muitos cuidados e atenção especial no manuseio.
Outro ponto é que a proteção contra roubos ou extravios nem sempre é eficaz, já que papéis importantes podem desaparecer no meio de uma grande quantidade de documentos facilmente.
Documentos digitais, por sua vez, podem ser melhor guardados em sistemas e servidores físicos que protegem as informações, facilitando o backup, a replicação de dados e a recuperação de informações em casos de panes ou defeitos no equipamento. O fato de se poder duplicar e transmitir documentos para diferentes mídias (cds, dvds, pendrives, hds externos, cloud computing etc.) também ajuda a garantir a preservação das informações constantes neles por mais tempo.

1.5. Facilidade em encontrar dados e documentos

Outra grande vantagem da digitalização de documentos é a facilidade de serem achados que os arquivos virtuais possuem. Em arquivos físicos não é incomum encontrar funcionários que passam horas buscando informações e dados, perdendo produtividade e deixando atividades sem serem realizadas dentro do expediente por conta da escassez de tempo, além da própria falta dos dados.
As informações passam a ser encontradas por métodos simples de buscas, como indexação por chaves de pesquisa.

1.6. Custos menores

Como visto antes, arquivos físicos geram custos com armazenamento, materiais e serviços de limpeza, logística, gestão de suportes físicos, energia elétrica e a própria manutenção desses locais. Entra nessa conta salários de funcionários encarregados de gerenciar esses documentos.
As cópias e a impressões de documentos também gastam recursos, como papel e tinta, bem como a aquisição de caixas, pastas e outros itens para organizá-los. Tudo isso é economizado quando se opta pelo processo de digitalização de arquivos.
Outro ponto interessante é o ganho estratégico de localização que as empresas podem ter. Algumas organizações geram um grande volume de documentos, os quais precisam ser alojados. No caso dos físicos, isso força a construção ou aluguel de espaços para que os arquivos possam ser guardados. Dependendo do local, isso pode se tornar bastante custoso, até mesmo forçando uma empresa a buscar regiões com aluguéis de espaço mais em conta, dividindo o setor dos arquivos da parte central do negócio ou forçando toda operação a se mudar.
Com a digitalização de documentos, a empresa pode alugar um espaço pequeno só para seus funcionários e equipamentos, tendo menores gastos.

1.7. Integração de históricos com dados ativos

Um benefício interessante é que digitalizando documentos antigos, eles se tornam passíveis de serem integrados em sistemas novos junto aos arquivos gerados ativamente. Ou seja, é possível se cruzar informações de diferentes épocas na busca por estratégias, tendências ou análises que orientem a tomada de decisão ou os rumos de um negócio.
O ganho informacional e de possibilidades se amplia. Muitas vezes, aquela ideia que pode trazer importantes resultados pode estar perdida num documento esquecido no arquivo físico. Por outro lado, se estiver num ambiente digital, com a busca de palavras-chave é possível encontrá-lo mais facilmente.

1.8. Portabilidade de documentos

Um ponto interessante dos documentos digitais, e extremamente importante, é a portabilidade deles, ou seja, podem ser levados para qualquer local num dispositivo eletrônico (tablet, smartphone, notebook, e-reader etc.) ou mídia de armazenamento (cd, dvd, pendrive, cartão de memória, hd externo etc.). Também podem ser impressos caso seja necessário.

1.9. Sustentabilidade e meio ambiente

As vantagens ambientais também precisam ser destacadas, afinal as matérias primas dos papeis são árvores. Quando você opta pela virtualização de arquivo, você contribui com a preservação do meio ambiente. Para se ter uma ideia, uma árvore de eucalipto leva quase 15 anos para estar pronta para ser convertida em mais ou menos 20 resmas de papel somente.
O lixo com o descarte dos documentos e materiais de escritórios usados por conta deles também é reduzido consideravelmente, contribuindo ainda mais para a sustentabilidade e maior consciência sobre o tema ambiental.

1.10. Replicação e armazenamento de informações

A replicações de informações é um diferencial, especialmente para arquivos antigos, raros ou que estejam em péssimas condições. Após digitalizados, eles podem ser duplicados múltiplas vezes, gerando cópias para a preservação de suas informações. Essas cópias podem ser armazenadas em diferentes tecnologias, como:

  • óticos: são usados para o armazenamento e transporte de arquivos como músicas, fotos, games e vídeos, além de backups corporativos. A gravação aqui é realizada por meio de um feixe de laser que queima cavidades ou sulcos contidos numa mídia ótica. DVDs, CDs e Blu-rays são exemplos, tendo capacidades diferentes;
  • magnéticos: possibilitam o armazenamento de grande quantidade de dados em um pequeno espaço físico. Um exemplo é o HD de computador, no qual as informações são gravadas por meio de um campo magnético provocado por uma cabeça de leitura. Ela magnetiza os dipolos magnéticos, utilizando dígitos binários de “0” e “1”;
  • eletrônicos: usados para transporte e armazenamento de poucas informações digitais. Pendrives e cartões de memória SSDs são exemplos, estando presentes ou podendo serem acoplados em quase todos os dispositivos móveis. É feito de peças de circuitos eletrônicos, não necessitando movimento para gravar dados.

1.11. Melhor organização de pastas, arquivos e informações

Outro ponto alto da digitalização de arquivos é a grande amplitude de opções para se organizar pastas, arquivos, informações e diferentes mídias virtuais. Isso pode ser feito por meio de classificações, agrupamentos e diferentes critérios, e de forma bem mais rápida do que na organização física.
Também é possível salvar arquivos em diferentes espaços físicos, em locais distantes, e reuni-los todos por meio da web, o que traz grandes ganhos para a empresa, que pode diversificar os servidores de modo a proteger melhor as informações. Isso porque, caso ocorra algo com um deles, os demais continuarão ativos preservando seus dados e até mesmo contendo backups de informações daquele que teve problemas.

2. Soluções disponíveis no mercado

Agora que você já sabe sobre a importância da digitalização de documentos e de todos os benefícios que traz, chegou a hora de ver as principais soluções para digitalização de documentos existentes no mercado. A seguir separamos as formas com que os arquivos podem ser virtualizados, os dois principais processos pelos quais as empresas podem realizar e gerenciar isso, além das tecnologias empregadas. Confira:

2.1. Tipos de digitalização

As ferramentas tecnológicas evoluíram muito nos últimos anos, possibilitando diferentes formas de virtualização e identificação de documentos físicos, além da organização mais efetiva deles. As principais existentes no mercado são:

Escaneamento

É a principal forma usada. Nela se utiliza um escâner para digitalizar os documentos, sendo que os dispositivos mais simples permitem apenas uma folha por vez, porém os avançados, integrantes de multifuncionais potentes, conseguem escanear centenas de folhas por minuto.

Microfilmagem de documentos

A microfilmagem é um processo em que se faz cópias de arquivos em um ou mais microfilmes, que são guardados em rolos. A consulta a eles deve ser realizada em equipamentos específicos, que também possibilitam a impressão em certas situações.
A microfilmagem tradicional usa dois modos de microfilmagem: a Microfilmagem Rotativa e a Planetária. A primeira é usada em documentos padronizados, como em papel tamanho A4, folhas de cheques etc. Já a segunda é aplicada na cópia de documentos de diferentes padrões e tamanhos.

Fotografia

Graças à popularização dos dispositivos móveis que contam com câmeras e lentes cada vez mais potentes, o uso de fotos tem sido recorrente na virtualização de documentos físicos.

Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) ou Reconhecimento Ótico de Caracteres, é uma tecnologia que pode vir junto ao processo de escaneamento ou aplicado em fotografias. Ela permite que o sistema reconheça letras, símbolos e outros itens nos documentos digitalizados, podendo convertê-los em arquivos editáveis (word, pdf) e não só em imagens estáticas (Jpeg, PNG, Tiff). Aliás, já existe um formato padrão usado comumente nos processos de digitalização, o SAFE-DOC.

2.2. Escanear internamente

As empresas que desejam converter seu acervo de documentos físicos podem fazê-lo de forma interna, selecionando profissionais de seu quadro de colaboradores para serem responsáveis por esse processo. Todavia, não basta comprar equipamentos para digitalizar os papéis e executar esse procedimento, pois é preciso separar tempo, muitas vezes dias ou até meses caso o arquivo seja grande, e planejar corretamente essa atividade.
Ou seja, é necessário estruturar a forma como os documentos serão digitalizados e qual software será usado para gerenciar e armazenar as informações, necessitando um banco de dados potente e com boa capacidade de armazenamento. Isso significa montar uma infraestrutura para suportar esse processo, a qual requer manutenção e segurança.
Também será preciso classificar, validar e checar eletronicamente os documentos para evitar incorreções, duplicidades ou escaneamentos falhos ou de baixa qualidade. Tudo isso exigirá investimentos financeiros, de pessoal, de tempo, de esforço e de recursos físicos, além, é claro, de muito planejamento e readequações nos fluxos de trabalho. Vale destacar que os funcionários também terão de ser treinados.

2.3. Escolher uma empresa especializada

Uma segunda solução para digitalização de documentos é a contratação de uma empresa especializada nisso (terceirização), que ajude a implantar o suporte ao GED e coordene junto com a organização a virtualização dos documentos.
Uma empresa que atua com esse tipo de serviço geralmente emprega as melhores soluções tecnológicas de digitalização de documentos e imagens, com softwares otimizados e que organizam adequadamente os arquivos.
Geralmente ela atua com uma infraestrutura de rede que permite digitalizar arquivos diretamente, pondo-os em um servidor de rede. Isso possibilita o acesso multiusuário e por nível hierárquico às informações armazenadas. Outros recursos que empresas do tipo podem empregar são o já mencionado OCR, um sistema de backup e redundância para preservar dados e um gerenciamento de extração de documentos.
Uma grande vantagem nesse caso é o suporte recebido em casos de problemas na digitalização dos documentos, além do treinamento dado à equipe da empresa cliente e a própria parceria que pode ser desenvolvida entre ambas as organizações.

2.4. Tecnologias empregadas no processo de digitalização

Algumas tecnologias empregadas no processo de digitalização incluem:

  • Capture e Document Imaging: um processo responsável pela mudança de um arquivo do plano físico para o digital. É feito por meio de scanners, frequentemente integrados com soluções de OCR. Desse modo, o documento digital existirá como imagem e arquivo editável, o que ajuda na busca por palavra-chave dentro do conteúdo;
  • Document Management: tecnologia que possibilita gerir de modo eficiente a criação, aprovação, revisão, readequação e exclusão de documentos digitais. Permite controle de autoria, versão, data e hora, check-in e check-out, versionamento etc.
  • Workflow: tecnologia com a capacidade de estruturar a confecção de atividades dentro da organização. É um modo de assegurar que certa tarefa seja feita pelas pessoas corretas, num prazo estabelecido, conforme os trâmites e normas previamente definidos. Ele elimina o retrabalho ao sincronizar as atividades grupais;
  • COLD/ERM: COLD (Computer Output Do Laser Disk) é utilizado para arquivar, guardar, capturar e recuperar informações em grande quantidade. Entre elas, relatórios gerenciais e contábeis, documentos de recebimento e entrega de produtos, boletos e faturas etc.
  • Forms Processing (Processamento de Formulários): tecnologia ligada ao GED que possibilita à empresa automatizar atividades de digitação. Nele são usados o OCR e o ICR (Intelligent Crecognition Optical). Desse modo, é possível reconhecer os dados sendo processados e associá-los a regiões que estejam no banco de dados;
  • Record and Information Management (RIM): gere o ciclo de vida dos documentos (criação, armazenamento permanente ou destruição). É implantado e operado por especialistas, atuando em cima da Tabela de Temporalidade de Documento (TTD) do negócio. Desse modo, orienta a movimentação e o armazenamento.

3. Optando pela terceirização

A terceirização dos serviços de digitalização de documentos da empresa é vital para aquelas que possuem grandes ou médios arquivos, não dispondo de tantos recursos para gerenciá-los adequadamente. Isso porque o custo-benefício dessa contratação tende a ser alto, além de existirem inúmeros benefícios nessa relação. Veja alguns deles a seguir:

3.1. Vantagens da terceirização

As vantagens da terceirização são:

  • foco no objetivo do negócio: as empresas que terceirizam a digitalização podem ficar menos preocupadas com esse processo, podendo se focar mais plenamente em suas atividades principais. Ou seja, naquelas que realmente geram resultados para o negócio;
  • equipe especializada nos serviços prestados: as terceirizadas contam com profissionais especialistas em softwares, hardwares e processos de digitalização, podendo executar todo o trabalho de forma maximizada e com alto desempenho. Também fornecem suporte adequado em casos de problemas, desafios ou dúvidas;
  • substituição rápida e eficiente de equipamentos: caso algum servidor ou escâner dê problema, ele pode ser rapidamente substituído conforme o acordo firmado. O mesmo vale para funcionários da terceirizada que executem a digitalização e precisem se ausentar, pois serão substituídos por profissionais igualmente capacitados;
  • maior segurança com questões trabalhistas: as questões legais e trabalhistas daqueles que atuarem no processo e gestão da digitalização de arquivos ficam por conta da terceirizada;
  • equipamentos e processos modernos: os procedimentos e processos utilizados para a digitalização de arquivos costumam ser pautados nas melhores práticas do mercado. Além disso, os dispositivos empregados frequentemente são modernos e potentes.

3.2. Escolhendo uma empresa adequada

Para escolher uma empresa adequada para a prestação de serviços de digitalização de documentos, é preciso observar os seguintes pontos:

  • reputação da empresa no mercado, o que pode ser obtido verificando clientes antigos para avaliar seus níveis de satisfação;
  • infraestrutura e suporte oferecido pela organização;
  • capacidade de operacionalização para avaliar se dará conta da demanda existente dentro dos prazos exigidos;
  • canais de comunicação simples e fáceis de serem usados.

Tomando cuidado com esses pontos, você poderá escolher uma terceirizada que não só preste serviços de terceirização de documentos, como atue de maneira a ser uma parceira de negócios.
A digitalização de documentos é uma tendência que tem ganhado força no meio empresarial, impulsionada pelos avanços tecnológicos e pelas inovações nas formas de comunicação. Por isso, as organizações que quiserem manter sua competitividade, elevar sua eficiência no uso de dados/informações e cortar custos, precisam avaliar bem essa opção.
Implantando um GED eficaz e unindo-o à produção de documentos digitais nativos, as empresas poderão se modernizar e ficar mais preparadas para os requisitos do mundo tecnológico.
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