Conheça 7 maneiras de medir produtividade da sua equipe

Antes de pensar em aumentar, é muito importante saber medir a produtividade da equipe. O que não é medido não pode ser gerenciado, logo é essencial ter métodos e ferramentas para mensurar a performance do time e, com isso, descobrir onde ela pode ser ajustada para os melhores resultados.

Para conseguir avaliar a produtividade da equipe, é preciso saber qual o valor gerado por ela e quais os recursos que foram utilizados para isso, incluindo o tempo, que é algo consumido em qualquer tipo de processo de trabalho.

Neste artigo, selecionamos 7 maneiras de medir a produtividade da equipe. Conheça!

1. Estabeleça objetivos e metas

O primeiro passo para qualquer tipo de medição de produtividade é o estabelecimento das metas, dos objetivos e do escopo do que aquele esforço almeja alcançar.

É muito importante que as expectativas da empresa em relação ao trabalho dos colaboradores estejam totalmente claras e que todos tenham alinhado os mesmos objetivos.

Determine quais são os objetivos do trabalho que está sendo realizado e estabeleça metas alcançáveis, desafiadoras e, claro, mensuráveis. É interessante que tudo isso seja feito em conjunto com a equipe para que as metas sejam enxergadas como um acordo entre empresa e time, e não apenas uma imposição.

Além disso, quando as metas são traçadas em conjunto com quem vai executar o trabalho, é bem mais provável que elas sejam realistas.

2. Determine indicadores para medir a produtividade da equipe

Uma vez que as metas já estejam definidas, é hora de elaborar os indicadores-chave de performance que serão utilizados para efetivamente mensurar a geração de valor da equipe.

Também chamados de KPIs, os indicadores-chave de performance são métricas ou combinações de métricas que revelam dados úteis sobre o progresso ou desempenho do trabalho.

Se um time de TI está trabalhando em um software, por exemplo, um KPI pode ser a quantidade de funcionalidades implementadas ou o número de tarefas concluídas em um sprint, caso o framework ágil Scrum seja utilizado, por exemplo.

Além dos indicadores de performance, também vale a pena definir e acompanhar indicadores de esforço, como horas trabalhadas. Mas é preciso ter maturidade para enxergar que um indicador de esforço nem sempre se traduz em valor, logo não é positivo que uma equipe gaste muito tempo em um mesmo projeto se não existem resultados palpáveis nele.

A ideia de acompanhar indicadores de esforço é justamente para saber quantos recursos estão sendo investidos em uma tarefa e entender quanto desse esforço foi transformado em resultados reais.

Com o acompanhamento desses indicadores, é possível compreender melhor a geração de valor na empresa e fazer ajustes nos processos de trabalho para maximizá-la.

3. Estruture os processos de trabalho

Para uma mensuração efetiva dos resultados dos processos de trabalho e consequente ajuste deles, é preciso que eles estejam estruturados, ou seja, organizados e documentados de forma coerente. Uma dica é utilizar o Kanban para isso.

Quando um processo é bem estruturado, fica mais fácil estabelecer os indicadores que vão avaliar seus resultados, pois as entradas e saídas são bem definidas, assim como as muitas etapas que compõem esse processo.

Esse detalhamento permite que a precisão da mensuração seja maior, o que é interessante para descobrir as razões que reduzem ou potencializam os resultados finais.

Além disso, o processo estruturado é mais simples para o gestor realizar ajustes nas suas etapas em busca de uma performance melhor.

4. Tenha a tecnologia como aliada

Utilize as ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado para mensuração da produtiv
idade das equipes. Independentemente da técnica ou metodologia utilizada para medir os resultados, softwares como o Trello ou Asana são excelentes para o acompanhamento do trabalho.

Dependendo do tipo de trabalho, um ERP também pode fornecer os recursos necessários para medir o valor gerado e o esforço investido em cada tarefa.

E, claro, softwares especializados em gestão de projeto são uma das melhores opções para o monitoramento do trabalho, já que possuem funcionalidades especialmente voltadas para isso.

Com um software especializado em gestão de projeto, é mais fácil fazer a gestão do tempo da equipe e ordenar as tarefas que precisam ser executadas para a conclusão de um projeto.

Esse tipo de ferramenta também é excelente para detectar gargalos e desvios que possam estar desperdiçando recursos ou atrasando entregas. Com o software, é possível reforçar os times sobrecarregados e tomar ações afirmativas para corrigir qualquer desvio.

E, além disso, como o software permite uma utilização mais inteligente dos recursos disponíveis, ele maximiza a produtividade e reduz custos na empresa.

5. Faça relatórios de produtividade

Quando monitorar o trabalho das equipes, lembre-se de documentar tudo em relatórios de produtividade.

Mesmo se estiverem sendo utilizados indicadores bem definidos, metodologias de mensuração consolidadas e ferramentas tecnológicas precisas, é muito importante ter os resultados disso tudo em um formato ideal para arquivamento e visualização posterior.

Com os relatórios de produtividade, é possível esclarecer para todos da equipe quais foram os fatores que impactaram o trabalho de forma positiva e negativa e como isso interferiu nos resultados finais.

Além disso, com um histórico de relatórios, é possível fazer comparações com resultados anteriores e perceber melhor a evolução da geração de valor na empresa.

6. Considere fatores externos ao esforço da equipe

Além do esforço da equipe, outros fatores impactam os resultados do trabalho, sendo que alguns deles são externos ou incertos.

Quando for mensurar a performance de um time, lembre-se de avaliar também se ela foi afetada por um evento incerto, ou seja, um risco concretizado. Riscos podem ser ameaças, mas também oportunidades.

Algumas vezes, um resultado muito bom e inesperado não foi fruto apenas do esforço do time, mas sim de uma oportunidade que potencializou o desempenho.

Por outro lado, riscos podem impactar negativamente a produtividade e, quando isso acontecer, é fundamental ter clareza de que a performance ruim foi causada por eles, especialmente na hora de realizar ajustes.

Para evitar que riscos prejudiquem a geração de valor, faça um bom mapeamento e tome medidas preventivas para mitigá-los.

7. Reavalie as metas e os indicadores regularmente

Lembre-se de que as metas e os indicadores não são regras escritas na pedra. É muito importante que a cada ciclo de produção ou iteração eles sejam reavaliados para refletir melhor a realidade do trabalho executado.

Isso vale especialmente para projetos ou rotinas que tenham se iniciado recentemente. Nem mesmo o melhor planejamento possível consegue acertar em cheio, e é natural que metas e indicadores sejam reajustados nesse começo.

E, além dessas 7 dicas para medir a produtividade da equipe, você conhece alguma outra técnica ou metodologia? Compartilhe com a gente nos comentários!

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