Como identificar pontos de melhoria nos processos de uma empresa?

Ter processos claros e bem estruturados é uma premissa para o sucesso de qualquer negócio. Tudo no ambiente interno acontece por meio deles, desde a contratação de novos empregados até a realização de grandes projetos.
Por isso, é necessário identificar os pontos de melhoria nos processos, mapeando as várias atividades e eliminando gargalos que afetam o desempenho final. A questão é: como fazer isso de forma eficiente dentro da empresa?
Hoje você vai descobrir como mapear os processos de sua empresa, identificando e eliminando os pontos fracos existentes neles. Boa leitura!

Faça um mapeamento dos processos existentes

Imagine uma fábrica de carros. Na linha de produção de um automóvel, existem várias etapas, que vão desde o corte das chapas de aço até acoplagem dos freios e a colocação dos estofados. Tudo isso se encaixa em uma sequência robusta e eficiente.
Mas será possível mapear e otimizar tudo isso? Sim, certamente!
Para ficar claro, mapear um processo é ter uma visão mais holística das suas diversas etapas e pessoas envolvidas. Para isso, é necessário responder a algumas perguntas-chave e desenhar um bom fluxograma.

Perguntas-chave no mapeamento dos processos

Para realizar um mapeamento bem-sucedido, independentemente do segmento e tamanho da empesa, é necessário responder a algumas questões-chave. Veja quais são elas:

  • “Quais são as entradas?” — trata-se de tudo o que será utilizado durante o processo;
  • “Quais são as ferramentas?” — são mecanismos e técnicas aplicados às entradas;
  • “Quais são as saídas?” — são os itens que são o resultado final do processo;
  • “Quais são os envolvidos?” — é quem executa, gerencia e avalia os resultados;
  • “Quais são os locais?” — onde o processo é planejado, executado e avaliado.

Com essas respostas em mãos, você tem informações suficientes para começar a promover melhorias no processo, mas ainda é preciso ter uma representação visual disso!

Desenho das principais etapas do processo

A representação visual de um processo oferece vários benefícios. Além de contribuir para que todos os envolvidos tenham uma noção muito mais clara do que será feito, também mantém a padronização e identifica possíveis falhas.
Para isso, a técnica mais usada é o fluxograma! Ele é justamente a representação visual de um processo, definindo suas várias etapas por meio de figuras geométricas — como triângulos, círculos, quadrados, retângulos etc. — e linhas que ligam essas figuras na ordem certa.
O desenho do processo pode ser feito de diversas formas. É possível usar o Excel ou modernos softwares em nuvem. A escolha do método vai depender da grandiosidade do projeto.
Após cumprir todas as etapas já mencionadas, é o momento de eliminar gargalos e otimizar os resultados da empresa:

Identifique os pontos de melhoria nos processos

Volte a pensar na montadora de veículos. Imagine que uma das etapas do processo não foi bem planejada e está travando — os resultados certamente serão péssimos.
Apenas um gargalo pode sobrecarregar toda a sequência de atividades. Isso pode comprometer os resultados finais de diversas formas. Os clientes, por exemplo, podem enxergar um menor valor nos seus produtos ou serviços oferecidos.
É necessário, portanto, identificar os pontos fracos e promover melhorias contínuas. Veja algumas das técnicas que podem ser usadas para isso!

Aplicação da matriz GUT

GUT é a sigla para “gravidade, urgência e tendência”. Essa técnica busca definir quais problemas são prioridades e devem ser solucionados primeiro.

  • Gravidade: é o grau do impacto que o problema pode causar ao processo, caso não seja solucionado. Um problema pode ser pouco, muito ou extremamente grave.
  • Urgência: é a emergência em se solucionar uma determinada situação. Algumas coisas podem esperar, enquanto outras demandam uma ação imediata.
  • Tendência: É a possibilidade da evolução da situação. Alguns problemas não mudam com o tempo, enquanto outros podem piorar muito.

Para aplicar a matriz GUT, primeiro, você deve listar todos os problemas. Depois, deve classificá-los de acordo com essas três variáveis. Assim, terá um ranking dos maiores gargalos do seu processo.
Ao aplicar essa técnica, é possível identificar os pontos de melhoria que devem ser tratados com prioridade. Além disso, poderá criar um plano de ação e promover mudanças para otimizar todo o processo, tornando-o mais ágil e eficiente.

 Aplicação do diagrama de Ishikawa

Essa é outra técnica que pode ser usada para identificar e eliminar gargalos nos processos. Também conhecido como diagrama de causas e efeitos, ela contribui para entender quais causas têm influenciado os maus resultados.
O diagrama se baseia em seis principais causas para os problemas: materiais, meio ambiente, mão de obra, métodos, medição e máquinas. Essas causas são conhecidas como 6M.
Imagine o exemplo da fábrica de automóveis. O atraso na produção de um veículo poderia estar sendo ocasionado por uma série de causas, como mão de obra desqualificada, máquinas ultrapassadas ou métodos de montagem ineficientes.
O papel do diagrama é ajudar a identificar os problemas e propor soluções eficientes. Para aplicar essa técnica em sua empresa, é necessário seguir alguns passos:

  • Defina o problema que deve ser solucionado;
  • Identifique as principais causas e subcausas para os maus resultados;
  • Remonte as principais causas e subcausas de forma visual, em formato de espinha de peixe;
  • Crie um bom plano de ação para eliminar o problema desejado.

Não é necessário aplicar as duas ferramentas, avalie qual está mais adequada à sua atual realidade e ponha isso em prática. Assim, terá uma maior facilidade em encontrar e eliminar os problemas existentes nos processos.

Comprometa-se com a melhoria contínua

Além de tudo, é necessário prezar pela melhoria contínua. Não basta efetuar mudanças uma única vez: tudo está em constante transformação e novos problemas logo aparecerão.
Um bom processo de melhoria baseia-se em três principais etapas: analisar, planejar e implementar mudanças. Esse ciclo deve ser feito periodicamente, sempre monitorando e executando melhorias no ambiente interno da companhia.
Empresas que implementam uma política de melhoria contínua em seus processos são muito mais saudáveis e competitivas no mercado, além de criarem um ambiente de trabalho muito mais produtivo para o time de funcionários.
Com todas essas dicas, além de identificar os pontos de melhoria, você poderá implementar mudanças suficientes para garantir processos de qualidade em seu negócio. Os resultados poderão ser vistos em todos os níveis e áreas da organização!
Agora que já sabe como fazer a melhoria dos processos, aproveite para continuar aprendendo. Assine nossa newsletter e receba todas as novidades sobre o assunto em seu e-mail!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.