Como garantir a qualidade da digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é uma forma que as empresas têm, hoje, de garantir a integridade e simplificar o acesso à informação hierarquizada por parte dos colaboradores de uma organização.
Apesar de ser uma tarefa relativamente simples, o escaneamento de documentos exige alguns cuidados para que os arquivos digitais tenham qualidade e sejam facilmente encontrados no sistema.
Entenda a importância de garantir a qualidade dos seus documentos digitais e conheça alguns passos para já colocar em prática a virtualização de documentos em sua empresa.

Digitalização de documentos

Transformar documentos em papel para arquivos digitais com qualidade implica o levantamento, a organização e a preparação dos registros físicos antes da digitalização. É muito importante que todos os passos sejam feitos corretamente e com atenção para que nenhum documento se perca nos processos.
Conheça três passos para seguir e digitalizar os documentos da sua empresa com qualidade:

1. Coleta e preparação dos arquivos

Antes de digitalizar os documentos, é importante fazer um levantamento de todo o acervo a ser digitalizado, inclusive com o preenchimento de formulários com as especificidades de cada documento.
Depois, é necessário verificar se existem danos como manchas, papéis rasgados ou amassados etc. Grampos, pastas e espirais devem ser retirados antes do escaneamento para garantir um documento digital melhor e evitar danos à máquina.
2. Digitalização dos documentos
Na hora de digitalizar os documentos, é fundamental que o escaneamento seja feito folha por folha, na ordem em que os arquivos já estão organizados.
É também durante o processo de digitalização que imperfeições como sujeiras e manchas podem ser retiradas, e é possível controlar o contraste e a nitidez do arquivo. Ter esses cuidados é essencial para garantir a qualidade dos documentos digitalizados.

3. Indexação e disponibilização

Depois de escaneados, os documentos precisam ser organizados no sistema para então serem disponibilizados virtualmente. A indexação é feita a fim de que os arquivos sejam encontrados com mais facilidade a partir de informações como nome, título, data, código etc.
Nesse caso é interessante o uso de um software de gerenciamento de documento, que, além de armazenar e facilitar o acesso, disponibilize o acervo on-line para que ele possa ser acessado pelo usuário de qualquer lugar.
Outra ferramenta que pode ser útil é o PDF 24, um aplicativo gratuito que permite a edição de arquivos PDF e que pode ser usado para a ordenação das páginas.

Configurações para a qualidade do arquivo

Alguns detalhes de configuração da qualidade da imagem criada podem resolver certos problemas no processo de digitalização de documentos que, às vezes, não ficam muito legíveis ao serem escaneados:

  • qualidade da imagem: o ideal é que a qualidade da imagem criada seja de 300 dpi. Se o texto da página tem caracteres muito pequenos (menores que 9), configure a qualidade da imagem para que fique entre 400 dpi e 600 dpi;
  • brilho: normalmente, o ajuste em 50% funciona para os documentos. Entretanto, se as letras saírem muito finas e falhas, deve-se diminuir o brilho para a imagem ficar mais escura. Se o problema estiver nas letras muito escuras e pouco legíveis, basta aumentar o brilho.

Agilidade e proteção dos documentos

O uso de papéis no armazenamento de informações dentro das empresas é cada vez menor e mais ultrapassado.
Além de ser uma escolha mais sustentável ecologicamente, a digitalização de documentos reduz os custos com impressão, aquisição de papel, espaço de armazenamento de arquivos e até de funcionários responsáveis pelas tarefas de organização. Também é possível notar melhorias nos processos, tornando-os mais ágeis e eficazes.
A busca pelo documento passa a ser pelo uso de palavras-chave e se torna praticamente instantânea, evitando desperdício de tempo quando da procura de arquivos físicos. Isso resulta no aumento da produtividade dos colaboradores, que podem concentrar-se em atividades mais estratégicas dentro da organização.
Outra vantagem da digitalização de documentos é a segurança de informações sensíveis, já que os arquivos digitais podem ser facilmente duplicados e armazenados em mais de uma máquina ou dispositivo, evitando perdas de dados.
O armazenamento na nuvem é também um grande diferencial, já que torna os documentos acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, bastando ter uma conexão com a internet.

Vantagem competitiva para a empresa

As vantagens citadas anteriormente por si sós já trazem algumas vantagens competitivas para as empresas, independentemente de seu segmento de atuação.
Com a digitalização também é possível integrar os documentos antigos digitalizados com sistemas mais modernos de negócios ativos, cruzando as informações e aumentando as informações disponíveis para os gestores.
Essa característica traz vantagem competitiva para as empresas, que podem desenvolver estratégias e análises para a tomada de decisão do negócio, já que com os documentos digitais a pesquisa com palavras-chave permite ao gestor encontrar o que precisa com mais rapidez e facilidade.

Digitalização dos documentos da empresa

Para quem está pensando em iniciar a digitalização dos documentos de sua empresa é preciso ter em mente as opções disponíveis para realizar essa tarefa com qualidade. O escaneamento pode ser feito internamente por funcionários da própria organização, a qual deve adquirir os equipamentos e software necessários para a ordenação dos arquivos.
Nesse caso, deve-se ter em mente que o processo pode levar dias ou semanas, dependendo da quantidade de documentos a serem digitalizados. Além disso, os funcionários devem ser bem orientados quanto à organização e indexação dos arquivos para que nada seja perdido.
Também é possível optar por empresas que oferecem soluções para a virtualização dos documentos, as quais podem oferecer tecnologias em diferentes frentes de ação, desde a digitalização até o armazenamento e backup das informações.
A terceirização do serviço é indicada, principalmente, para empresas que possuem arquivos de médio e grande porte, já que o serviço prestado terá equipamentos mais modernos usados com foco no objetivo da empresa contratante.
Independentemente da escolha, é indiscutível a necessidade da virtualização dos documentos dentro das empresas que objetivam ter sucesso e crescer no mercado.
Já está preparado para iniciar a digitalização de documentos em sua empresa? Conheça as principais soluções do mercado para transformar seus arquivos físicos em digitais!

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