Cloud Computing: A importância da nuvem na gestão de documentos

É inegável o quanto a internet e a tecnologia causaram mudanças impactantes para a vida dos indivíduos e também para os negócios.
Hoje em dia, a sensação é que as transformações acontecem na velocidade da luz: pessoas passam praticamente o dia inteiro conectadas por meio de dispositivos móveis, podendo se comunicar de qualquer parte do globo e compartilhar informações em uma rapidez nunca antes vista.
Nesse contexto, surge o conceito da nuvem, que permite o armazenamento, a comunicação, o compartilhamento e a disponibilização de dados pela internet. Afinal, quando uma pessoa assiste um filme, ouve músicas online ou lê e responde e-mails, ela consegue realizar essas atividades graças ao cloud computing.
O cloud computing é uma tecnologia já presente no nosso dia a dia e ganha cada vez mais espaço na vida das pessoas e nos negócios, uma vez que oferece uma série de benefícios e praticidade para a rotina das empresas.
Neste post, vamos esclarecer o conceito de cloud computing, apresentar suas vantagens para as empresas e mostrar como ele pode ser implementado com sucesso para que seu negócio esteja alinhado com as novas práticas digitais. Ficou interessado? Então continue a leitura!

1. Cloud computing

Basicamente, a computação na nuvem é uma tecnologia que possibilita o acesso remoto a programas e aplicativos e a execução de diversas atividades por meio da internet. Dessa maneira, os processos podem ser realizados online, sem que o usuário tenha que instalar ou fazer download de qualquer arquivo ou software em seu computador.
Atualmente, já existe uma forte tendência ao abandono da instalação de softwares e armazenamento de dados em computadores, que utilizam a memória de uma única maquina ou servidor. A tendência é que, cada vez mais, tanto pessoas quanto empresas utilizem ferramentas digitais para salvar documentos, projetos e informações na rede, e não em um computador específico.
Desse modo, desde o envio de um comunicado ou compartilhamento de uma planilha com sua equipe, até o uso de um programa de gestão, por exemplo, pode funcionar e ser armazenado na nuvem. Com isso, o cloud computing permite que todas as tarefas e atividades sejam realizadas de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de uma conexão com a internet.

Como surgiu o cloud computing

O termo cloud computing foi abordado pela primeira vez no fim dos anos 90, porém o conceito é mais antigo que isso, e data dos anos 60. John McCarthy, um pioneiro na área da tecnologia e programação, discutiu em seus estudos a ideia de que, um dia, um mesmo computador poderia ser usado por mais de uma pessoa, a fim de otimizar o tempo.
A ideia central de McCarthy era levantar essa questão da simultaneidade para que o tempo fosse mais bem aproveitado e os gastos minimizados. Ao mesmo tempo, o cientista Joseph Carl Licklider criou um conceito revolucionário ao descobrir um meio pelo qual pessoas de diferentes partes do mundo poderiam se comunicar. Essa criação de uma rede global evoluiu para o entendimento de internet do modo que a conhecemos hoje.
A evolução da ideia de Licklider e o surgimento da internet possibilitaram que aquela ideia de McCarthy pudesse tomar forma. Com o tempo, o serviço de cloud computing ganhou muita abrangência e aceitação, de forma que o processamento e armazenamento de informações na nuvem começam a ser vistos como serviços essenciais, e milhares de empresas já aderiram a esse novo modelo de negócios.

Tipos de nuvem

Quando John McCarthy idealizou o conceito de cloud computing nos anos 60, ele pensava em um uso que fosse de utilidade pública. Contudo, a ideia evoluiu e, atualmente, existem três tipos de nuvem que podem ser selecionadas de acordo com as demandas de um negócio. Saiba mais sobre elas:

Nuvem pública

Esse tipo de solução é uma boa alternativa para micro ou pequenas empresas, bem como startups, uma vez que oferecem um serviço de baixo custo, implementação descomplicada e ágil e privacidade e segurança razoáveis. Os servidores ficam em data centers externos, fora da empresa.
A nuvem pública é muito utilizada, nessas empresas, para serviços de e-mail, hospedagem de sites, entre outras tarefas.

Nuvem privada

A nuvem privada apresenta uma solução de considerável investimento, porém é indicada para empresas grandes ou em expansão, já que permite a manipulação de um grande volume de dados e demandas com um alto nível de segurança e tempo de resposta ágil.
Nessa situação, o servidor é alocado em data centers na própria empresa e existe a necessidade de uma mudança estrutural nos equipamentos para garantir uma proteção mais completa.

Nuvem híbrida

Essa opção apresenta “o melhor dos dois mundos”, oferecendo uma grande quantidade de recursos baseados em características tanto da nuvem pública como da privada.
Essencialmente, a empresa pode contar com um local mais sigiloso e seguro para armazenar dados — utilizando um servidor remoto — e ter outro espaço mais flexível, para execução de tarefas de menor complexidade. Ao mesmo tempo, é possível transferir informações entre ambas as nuvens.
A nuvem híbrida parece ser a solução ideal, porém sua implementação pode ser mais custosa e exigir cautela. Para que erros e acidentes não aconteçam na transmissão de dados entre as nuvens pública e privada, a implementação deve ser feita com muito cuidado para garantir proteção constante.

2. A importância da computação em nuvem

Para muitas empresas, buscar formas de agregar valor aos seus serviços para se manterem relevantes e competitivas no mercado é uma prática necessária. E estar alinhado com os avanços tecnológicos é sempre um bom caminho para trazer mais produtividade e eficiência às operações.
Operar na nuvem permite que empresas realizem processos de forma mais flexível e rápida. Essa solução elimina alguns desafios para muitas instituições, como a falta de recursos para compra e manutenção de equipamentos e incompatibilidade de sistemas e programas. Dessa forma, o cloud computing abre caminho para que diversos negócios busquem mais crescimento e inovação.
O cloud computing disponibiliza uma variedade de serviços e ferramentas em tempo real, o que é um grande diferencial para as operações de uma empresa. Assim, as equipes conseguem gerenciar melhor seus processos, prever tendências e fazer ajustes em suas estruturas baseadas em suas demandas reais.
Ou seja, a escalabilidade tecnológica — capacidade de elevar lucros sem precisar aumentar proporcionalmente os gastos — é um fator de importância crucial que a computação em nuvem oferece, funcionando como um verdadeiro agente para o aperfeiçoamento de processos e gestão de empresas.
À medida que empresas migram suas operações para a nuvem, elas conseguem ter uma visão mais diferenciada e inovadora de seus modelos de negócio, podendo, assim, repensar seus processos, criar novos produtos e aproveitar novas oportunidades, otimizado seus serviços e ampliando a carteira de clientes.
Dessa forma, muitos gestores começaram a enxergar essa transição para a nuvem de uma forma estratégica, utilizando a tecnologia como aliada para quebrar paradigmas, buscar novas soluções e modernizar as operações da empresa, alinhando suas instituições com o futuro.

3. Segurança de utilizar cloud computing

Muitas empresas têm receio de abandonar seus sistemas de armazenamento e migrar para nuvem por acreditar que essa solução envolva muitos riscos. Na realidade, o cloud computing pode se revelar um verdadeiro aliado na segurança de dados.
Os provedores de serviço de computação na nuvem estão sempre atualizados e alinhados com as novas e melhores práticas de segurança da informação, oferecendo para seus clientes serviços de alta tecnologia e proteção.
Além da privacidade dos dados, existem recursos para a recuperação de informações no caso de algum desastre ou imprevisto, como a falta de energia.
Ademais, computadores quebram de uma hora para outra e milhares de laptops ou pendrives são furtados ou perdidos pelo mundo todo instante. Se toda a informação de uma empresa está concentrada em um equipamento, o que fazer quando esse é inutilizado?
Quando seus dados estão na nuvem, é possível acessá-los não importa o que aconteça com a máquina. Se um executivo é separado de seu computador, ainda pode continuar seu trabalho por meio de um dispositivo móvel ou qualquer outro equipamento ligado à internet.
No caso de um furto, a vítima consegue ainda limpar todo o seu computador perdido remotamente para que suas informações não caiam em mãos erradas, redobrando a segurança.

4. Os benefícios da computação na nuvem

O cloud computing amplia as possibilidades de operação de um negócio, uma vez que as atividades não precisam se limitar ao espaço de um bando de dados de um equipamento.
São muitas as vantagens que a migração para o sistema de computação na nuvem promove, como segurança, inovação, agilidade para os processos, entre outras. A seguir, conheça alguns dos benefícios que essa tecnologia oferece para as empresas.

Escalabilidade

Conforme falamos anteriormente, uma empresa que deseja expandir precisa periodicamente adequar sua infraestrutura de tecnologia para que ela acompanhe o crescimento do negócio.
Nessa situação, o cloud computing permite uma escalabilidade imediata devido a sua flexibilidade. Ou seja, a nuvem acompanha o ritmo de crescimento da instituição, permitindo que as mudanças necessárias sejam feitas.
Portanto, independentemente do porte ou do momento da empresa, é possível investir em novos equipamentos e fazer um upgrade ou até um downgrade do pacote contratado sem que o trabalho seja interrompido.

Redução de custos

Redução de custo e mais eficiência é um pensamento diário na cabeça de gestores de qualquer empresa. Afinal, sobreviver em um mercado altamente competitivo não é fácil. Nesse contexto, a computação na nuvem é uma aliada que contribui para minimizar gastos.
Uma área que apresenta uma significativa redução de despesas é a de infraestrutura. Antes do cloud computing, empresas precisavam investir alto em equipamentos, manutenção, compra de licença de softwares e implementação de servidores e data centers. Na nuvem, usuários podem armazenar dados e utilizar aplicativos e programas pela internet, sem precisar baixá-los.
Com isso, a equipe de TI não precisa contar com membros demais e os integrantes do time podem trabalhar com mais foco e se concentrar em assuntos mais estratégicos para a empresa.
Ademais, como o cloud computing permite acessos remotos, problemas podem ser resolvidos de qualquer lugar e decisões podem ser tomadas com mais praticidade e rapidez, sem causar interrupções prolongadas no fluxo do trabalho.

Gestão de documentos aprimorada

A troca constante de documentos, físicos ou virtuais, e o acúmulo de papéis em empresas geram problemas como erros recorrentes, perdas de arquivos, burocracia, desorganização do espaço e retrabalho. Tudo isso impacta na perda de tempo e dinheiro para a empresa.
Na nuvem, todos os arquivos digitais são armazenados em um só lugar e todos podem ter acesso — inclusive simultaneamente — a um documento. Mais clareza, organização e visibilidade aprimora a colaboração, otimiza processos e agiliza as tomadas de decisão. Tudo isso contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente.

Melhoria da produtividade e do trabalho em equipe

Com a computação na nuvem, documentos podem ser compartilhados com mais facilidade e de forma mais ágil, otimizando o trabalho em equipe. Se existe algum erro, ele pode ser rapidamente ajustado de qualquer local e a qualquer momento. Mais tempo e praticidade para o dia a dia contribui para um time de pessoas mais produtivo.

Otimização de processos

O uso do cloud computing e a digitalização dentro de uma companhia trazem mais tempo e praticidade para a rotina de todos. Assim, gestores podem se focar em questões mais estratégicas relacionadas ao crescimento da empresa, novos negócios e melhoria dos processos, para conferir mais qualidade e eficiência ao trabalho.

5. O que você não deve acreditar

Por mais que o sistema de computação na nuvem esteja ficando cada vez mais popular, ele ainda não é completamente compreendido por muitas pessoas. De incertezas sobre a segurança até questões relacionadas a gastos, muitos gestores possuem dúvidas sobre como realmente o cloud computing funciona. A seguir, conheça alguns mitos sobre o assunto.

“Cloud computing é algo para empresas de tecnologia”

Esse pensamento é um grande equívoco, uma vez que a computação na nuvem beneficia qualquer tipo de negócio, independentemente do seu segmento e tamanho.

“Meus dados ficarão muito expostos a hackers se estiverem na nuvem”

Assim como acontece com qualquer sistema de armazenamento digital, até mesmo em um computador, é preciso ter cautela com os dados. Contudo, existem sistemas de proteção avançados como firewalls, criptografia, política de login e senhas, entre outros, que garantem que as informações fiquem bem seguras mesmo disponíveis na internet.

“A migração para nuvem é muito complicada”

A migração depende da complexidade dos dados que a empresa pretende migrar e da qualidade do serviço contratado. Existem várias empresas especializadas nesse processo que realizam toda a estruturação e transferência dos dados com muita segurança e sem problemas. Ao mesmo tempo, podem também oferecer suporte e treinamento para a equipe.
Essencialmente, não se trata de um problema em relação à nova plataforma, mas o processo de migração vai variar muito de acordo com as demandas da empresa. Não é um procedimento fácil, mas pode ser muito bem feito e com grande eficiência se a empresa contar com o apoio e os recursos certos.

“O cloud computing é muito caro”

A computação na nuvem não envolve despesas com instalação de softwares, aquisição de licenças para cada máquina, compra de equipamentos ou gastos com sistemas de banco de dados.
Os dados da empresa ficam disponíveis na nuvem e, assim, as atualizações dos sistemas e manutenções são responsabilidade da empresa fornecedora. Portanto, em médio prazo, o cloud computing é um investimento que valerá a pena, especialmente se considerarmos que a redução de custos é um dos pontos fortes que essa ferramenta oferece.

“Nuvens públicas não são seguras”

A nuvem pública, como falamos antes, é administrada por um provedor, e a empresa precisa dividi-la com outras. Ela pode ser uma solução muito boa para determinados negócios.
A questão da segurança fica por conta da qualidade do fornecedor escolhido. Hoje em dia, para se manterem relevantes no mercado, os diversos provedores investem pesado em segurança da informação e estão sempre apostando nas melhores práticas de mercado para oferecer bons serviços.
Se a empresa fizer uma boa pesquisa e optar por um bom servidor, certamente ele estará preparado para vulnerabilidades e pensando continuamente em soluções para evitar riscos.

6. Como implementar computação em nuvem

A adoção do cloud computing é algo que vai trazer muitos benefícios para a empresa, porém, seu processo de implementação deve ser feito com atenção para ser bem-sucedido.
Além de optar pela solução certa, as empresas precisam estar cientes de que passarão por uma série de mudanças que causarão impacto nas rotinas internas.
Para que esse processo seja tranquilo e não cause problemas, saiba o que você precisa ter em mente:

Opte pelo modelo de nuvem ideal para sua empresa

Nesse conteúdo, falamos sobre os diferentes tipos de nuvem, pública, privada e híbrida. Fazer a opção certa para sua empresa já é meio caminho andado para o sucesso. Antes de selecionar uma, entenda em detalhes o que cada modelo tem para oferecer e o quanto ele pode te ajudar a gerenciar seu negócio com mais assertividade.
Escolher um modelo com base apenas no custo, sem antes avaliar as outras opções e ver qual a melhor atende seu negócio, pode gerar certa dor de cabeça em médio e longo prazo e, posteriormente, pode gerar ainda mais despesas.

Negocie um bom SLA

O SLA (Service Level Agreement) é um documento que contempla todos os pontos sobre a prestação de serviço do servidor para o ambiente corporativo. Ou seja, ele contém métricas, regras de uso, indicadores, normas, entre outros assuntos que garantem à empresa que o produto adquirido cumpre e satisfaz as demandas do negócio.
Essencialmente, esse documento é um contrato que rege o relacionamento entre as empresas contratantes e fornecedoras, abordando quais serviços serão oferecidos e o que a empresa pode esperar dessa parceria.
Esse documento funciona como uma garantia, e ajuda o contratante a acompanhar o trabalho prestado, esclarecer dúvidas e resolver problemas. Portanto, certifique-se de que toda sua negociação esteja registrada nele.

Defina a estratégia de migração do seu negócio

Cloud computing não é um assunto que deve ser somente discutido pelo departamento de TI, e sim por toda a empresa. Gestores de todos os setores devem se envolver na implementação desse novo formato para garantir que as expectativas e demandas de cada área estejam bem alinhadas.
O objetivo é que a nova solução venha agregar valor à empresa e melhorar todos os processos. Assim, a empresa como um todo precisa identificar partes que precisam de melhoria e definir qual seria a ferramenta mais adequada para tal.

Invista em treinamento

A equipe responsável por utilizar as ferramentas de computação na nuvem precisa dominar o assunto e estar bem treinada para que a migração seja um sucesso. Um time bem preparado consegue trabalhar com mais produtividade e de forma mais rápida.
Além disso, os riscos de erros e dúvidas são minimizados quando a equipe tem confiança e conhecimento. Isso tudo contribui para um processo de migração — além da adaptação do resto dos colaboradores — mais suave.

Procure por um bom prestador de serviço

Faça uma intensa pesquisa de mercado a fim de encontrar o melhor prestador de serviços para o perfil de sua empresa.
Procure saber mais sobre a empresa fornecedora, peça referências de colegas e avalie o feedback deixado por clientes antigos. Observe como a empresa se apresenta e se comporta. Analise todos os serviços que ela pode te oferecer e seus sistemas de segurança.

Migre em etapas

Apressar a migração pode colocar tudo a perder. Afinal, a pressa é inimiga do trabalho bem feito! Do planejamento e escolha da solução até a seleção do fornecedor, cada fase deve ser avaliada com rigor.
Não pule etapas e invista em um processo que permita que você gradualmente aumente o volume de dados transmitidos, e também te dê tempo para fazer ajustes e minimizar riscos. Ao mesmo tempo, você consegue manter o fluxo do seu negócio normalmente.
O cloud computing é uma tecnologia revolucionária que mudará sua forma de encarar os negócios e conduzir suas rotinas de trabalho. Na nuvem, as empresas podem operar de forma mais eficiente e flexível, com um time mais focado e processos otimizados e integrados.
Consequentemente, a qualidade dos serviços prestados pela instituição se torna superior, fazendo com que a empresa se destaque e ganhe mais presença no mercado.
Agora que você já conhece a computação em nuvem, convidamos você para entrar em contato conosco e conhecer mais sobre essa tecnologia.

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