5 dicas de organização dos documentos da empresa

A organização dos documentos da empresa é imprescindível para garantir a produtividade e a qualidade no trabalho. Isso porque se um funcionário passar horas à procura de um documento — ou cada vez que precisar arquivar algum ele não souber onde está e como deve fazer —, ele perderá um precioso tempo que deveria ser dedicado ao trabalho.
Além disso, a desorganização pode implicar na perda de papéis importantes do negócio, assim como a expiração de prazos para pagamentos e manifestações, resultando em prejuízo financeiro.
Por tudo isso, a organização dos documentos da empresa é tão importante e merece uma atenção especial por parte dos seus gestores.
Então, continue lendo nosso post; listaremos cinco dicas para facilitar e garantir essa organização.

1. Determine um local para a guarda de documentos

É fundamental determinar um lugar exato para guardar os documentos da companhia. Esse local determinado, no entanto, vai variar de acordo com o tamanho do empreendimento.
Nesse sentido, em se tratando de uma micro ou pequena empresa, uma simples estante ou armário com travas pode ser o suficiente.
Contudo, em grandes organizações, o local destinado a guardar documentos pode exigir um espaço maior, como uma sala. Ou, ainda, exigir todo um departamento de arquivo de documentos.
Essa questão deve ser analisada por cada instituição, considerando o seu tamanho, a sua necessidade, bem como a forma de organização mais indicada para ela.
De todo modo, o importante é definir o lugar onde todos os funcionários deverão se dirigir sempre que precisarem arquivar ou retirar algum papel para análise.

2. Indique um funcionário como responsável

A indicação de um funcionário para ser o responsável pela organização dos documentos, mais uma vez, deverá ser de acordo com a capacidade do negócio.
Assim, micro e pequenas empresas podem apenas atribuir essa responsabilidade ao próprio gerente ou a algum colaborador de igual escalão — ou mesmo a algum assessor. Basta ser alguém responsável e que tenha a possibilidade de acumular funções.
Corporações de grande porte, por sua vez, podem contratar um funcionário para assumir a função específica de organizar, gerenciar e acompanhar a retirada e o arquivamento de cada documento.
Nessa situação, a empresa deve tomar esses cuidados para evitar o extravio de arquivos importantes e que podem significar prejuízos financeiros ou revelação de segredos empresariais.
Por isso, se faz necessário o monitoramento por meio de assinatura de livro de registro, para cada movimentação desses documentos.
Indicar um responsável para a organização garante menos falhas e mais controle.

3. Adote uma padronização para a organização dos documentos da empresa

É fundamental que a organização dos documentos siga, rigorosamente, a uma padronização. O padrão para a guarda de papéis de uma companhia pode seguir diversos modelos, como por data, cliente, tipo de arquivo, contas a pagar, a receber, contratos, notas fiscais, ordem alfabética e outros tantos temas, além de inúmeras subdivisões.
Enfim, são diversas as divisões e subdivisões possíveis de serem adotadas pela companhia na organização de seus documentos.
O ideal, portanto, é analisar as necessidades da empresa e os arquivos mais acessados para optar pela padronização que melhor atenda ao negócio. E isso, novamente, pode variar de acordo com a capacidade ou com o tipo de atividade desenvolvida pelo empreendimento.
Nesse contexto, ao adotar o padrão a ser seguido para a guarda dos documentos, adote uma forma de distinguir e de identificar mais facilmente esses diferentes arquivos. Você pode optar por pastas com cores distintas ou etiquetas e, em algumas situações, até por código de barras.

4. Divulgue o modelo de padronização adotado

Ao adotar a padronização da empresa, ou seja, após definir como devem ser distribuídos os documentos nos arquivos, informe essa decisão aos seus funcionários.
Afinal, se eles não sabem qual o modelo escolhido para a organização de papéis, provavelmente cada um vai agir da forma que entender mais conveniente. Isso dará origem a diversas maneiras de arquivamento — culminando em desorganização.
Por isso, ao eleger a forma de trabalhar a ordenação dos documentos, faça um memorando ou uma rápida reunião para orientar todos os funcionários, que possam vir a ter acesso a esses documentos, sobre como devem agir diante da necessidade de guardar um arquivo.
É claro que se sua empresa optou por contratar um colaborador especificamente para a organização dos documentos, essa dica se torna um pouco desnecessária.
Ainda assim, é preciso orientar os empregados da corporação sobre como devem agir até mesmo em caso de ausência desse funcionário, bem como os protocolos de segurança a serem observados para a retirada dos papéis.

5. Use os recursos tecnológicos

A era digital em que estamos vivendo trouxe os mais diversos recursos, e a organização de documentos não fica de fora. Por isso, não tenha medo de usar a tecnologia a seu favor.
Assim, sua companhia pode optar pelo arquivo eletrônico. Nessa situação, se torna imprescindível o backup — que são cópias de segurança em hard drive (HD) ou em pen drive — para garantir segurança e evitar riscos contra possíveis perdas desses arquivos.
Outra solução é a opção pelo armazenamento em nuvem (cloud computing), a mais indicada.
A vantagem do armazenamento em nuvem é que se pode acessar os arquivos a qualquer hora e de qualquer lugar. Assim, o funcionário da empresa com acesso aos documentos pode trabalhar em casa, sem dificuldades.
Além disso, esse armazenamento pode se revelar mais barato, uma vez que não há a necessidade de comprar HD. Acrescente-se a isso o fato de que a busca por um arquivo em nuvem é mais fácil e rápida do que a procura por um papel.
Não obstante essa facilidade, esse armazenamento também requer a escolha por um padrão de arquivamento, para garantir a ordenação do conteúdo e que ele não seja perdido.
Dessa forma, a organização dos documentos da empresa é imprescindível para proporcionar a produtividade e o controle das obrigações assumidas pela empresa. Além disso, você pode facilmente promover esse sistema seguindo nossas dicas.
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