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No dia a dia do ambiente corporativo, tomar decisões é parte da rotina. Esse processo acompanha empregadores e empregados, desde as tarefas mais simples até as mais exigentes. O que fazer na hora de escolher a melhor solução quando a veracidade das informações disponíveis é incerta?

Decisões corretas e justas só podem ser tomadas no ramo empresarial quando a gestão da informação funciona de maneira positiva. Por mais que, às vezes, o processo pareça simples demais, sempre será necessário avaliar todas as faces do problema.

Imagine que você tenha uma dificuldade quanto à falta de espaço físico para guardar documentos. O que você faz? Reorganiza o layout da empresa para encontrar espaço? Promove uma limpeza? Descarta documentos antigos? Muda a mobília? Adquire um software que reduza o gasto de papel? Mudar a cultura organizacional da empresa valerá a pena?

Decidir com base na sua visão sobre os fatos não é o suficiente para justificar suas decisões. É aí que entra a gestão da informação como uma ferramenta contra escolhas equivocadas que podem acabar prejudicando a empresa.

Se você quer entender mais sobre a importância da gestão da informação e como usá-la como um recurso a seu favor, continue acompanhando este post!

A informação para sobreviver no mercado

Muito além de decidir o que fazer com a falta de espaço para o montante de documentos físicos produzidos, a gestão da informação é vital para a sobrevivência das empresas em um mercado que exige diferenciais competitivos.

Adaptar um produto ou serviço no mercado requer conhecimento econômico, comportamental e de todos os fatores ligados ao que se quer trabalhar. Gerir essas informações de forma relevante na construção e no desenvolvimento da companhia representa um desafio constante.

Afinal de contas, tudo indica que as informações compõem um dos ativos mais valiosos da organização. Quanto melhor for o sistema de informações da organização, mais fáceis serão as tomadas de decisões.

O medo da decisão errada

A maior dificuldade ao tomar decisões é saber que, uma vez consumada, ela trará consequências. Mesmo que a escolha possa ser alterada no futuro, algo positivo ou negativo será colhido a partir do que foi decidido.

Dentro das empresas, esse jogo de ação e reação é elevado à máxima potência, já que tudo pode interferir em outros departamentos, rotinas e, dependendo do nível da escolha, na estrutura que move a própria organização.

Mais do que saber fazer as escolhas certas no momento certo, é necessário estar compromissado com a escolha feita, arcando com as consequências.

Como um bom gestor, entenda que o planejamento e o controle das operações estão ligados às informações produzidas pelos seus sistemas.

A boa gestão nesse quesito o ajudará a eliminar o medo, identificar o problema, saber como definir os critérios decisivos, analisar as implicações e fazer o que é certo.

A cobrança maior para o líder

Todos os dias, gestores enfrentam situações nas quais se veem diante de múltiplos caminhos, tendo que optar por aquele que acarretará melhores resultados. Afinal, o gerente é pago para tomar decisões, e a cobrança pelo acerto não é pouca. Gerenciar um projeto significa decidir mesmo com a possibilidade de errar.

Quanto mais alto o funcionário estiver na estrutura hierárquica da empresa, maiores serão as margens de risco em suas decisões. Fazer a escolha certa é um dos maiores poderes que um líder tem. Por isso, manter a informação como aliada precisa ser interesse do gerente.

Não se esqueça de que informações bem geridas sustentam decisões. Como profissional, ao fazer uma escolha, você precisará sustentar suas convicções. Poder contar com dados certos e oportunos será essencial para seu sucesso.

Os sistemas de informação na prática

A essa altura do campeonato, você já deve ter entendido a importância da gestão da informação, mas talvez ainda tenha dúvidas sobre como geri-la na prática.

O primeiro passo é pensar que, independentemente de ser um líder, chefe, coordenador ou CEO, você precisa definir um sistema para tratar cada dado.

O sistema de informações é aquele que determinará a logística indispensável para a realização do processo de informação. E, não, esse sistema não está reduzido à área de informática, como muitas pessoas se limitam a pensar.

Refletir sobre sistemas de informação é planejar formas estratégicas por meio das quais as pessoas que compõem as estruturas da organização poderão trabalhar as informações necessárias.

Trata-se de procedimentos e métodos que a empresa precisa dispor, no tempo desejado, seja por meio das tecnologias de informação (hardware e software) ou de qualquer outra forma de armazenamento.

Se cada funcionário puder garantir que os dados e a informação necessários para a tomada de decisão estarão acessíveis, a mudança na tomada de decisões já será perceptível! Além de compartilhada, essa informação deve ser clara e inteligível.

Há empresas que trabalham com sistemas de informação por meio de níveis de aplicação, controle e responsabilidade. O importante é saber que a informação não deve ser apenas classificada ou, até mesmo, tratada, mas bem comunicada e disseminada para gerar conhecimento.

Desenvolver um fluxo de informação é a melhor maneira de colocar em prática a gestão da informação. Pois, é por meio dessa definição que você saberá como depositar, processar e comunicar dados e informações com base em diferentes prioridades.

A gestão da informação necessita de processos bem estabelecidos, sistematização de cada etapa e organização de dados. E os fluxos informacionais são responsáveis por iniciar esse trabalho. Dessa forma, cada organização trabalhará com um modelo diferente, de acordo com sua necessidade.

De fato, existe uma necessidade emergencial da criação de um novo departamento administrativo no qual seria possível trabalhar essa gestão e, do ponto de vista geral, a gerência estratégica da informação.

Em muitos casos, os líderes se mostram despreparados para tratar a informação de maneira específica, utilizando-a como um recurso estratégico. Isso faz com que as organizações, num âmbito geral, tenham mais dificuldades de se manterem em pleno funcionamento e atendimento das demandas do mercado globalizado.

Concluímos que a informação é um recurso valioso para qualquer organização. Para ganhar a guerra econômica, as empresas precisarão vencer a guerra da informação. O fluxo dos dados deve ser tratado e divulgado de forma eficiente, pois o acesso à informação valorizará a empresa frente ao mercado.

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