arquivar documentos da empresa de forma segura

No dia a dia de uma empresa, existem muitos pontos que os gestores precisam considerar e entre eles com certeza estão as maneiras mais adequadas para arquivar documentos de forma segura.

Sem um bom sistema para isso, que permita guardar toda a informação importante para a companhia e também facilitar o acesso toda vez que for necessário, pode ser que o gestor acabe perdendo prazos e dados essenciais.

Multas, baixa produtividade e eficiência e até dificuldade para realizar os processos do dia a dia. Esses são alguns dos problemas que podem acontecer quando a organização e o arquivamento dos documentos não são feitos de maneira adequada. Para se ter uma ideia, uma pesquisa da PwC mostrou que os empresários, normalmente, perdem 1 mês do ano somente procurando informações que foram armazenadas em locais inadequados.

Por isso, hoje, nós separamos algumas maneiras de arquivar documentos de forma segura que podem ajudá-lo a modificar a rotina na sua empresa. Confira!

1. Arquive os documentos contábeis por ordem crescente e por assunto

Os documentos relativos à contabilidade são os que mais preocupam os gestores na hora de realizar o armazenamento. Mesmo com a digitalização de muitos processos, ainda é fundamental manter as cópias das documentações fiscais (até mesmo as Notas Eletrônicas emitidas e recebidas, os arquivos XMLs, precisam ser arquivados em um computador, servidor ou nuvem).

Além dos arquivos digitais, ainda existem outros que precisam ser mantidos em forma física, como aqueles relacionados ao transporte, à estocagem e ao depósito de mercadorias.

Por isso, a dica, na hora de organizar tanto documentos físicos como virtuais, é sempre organizá-los por assunto (como notas fiscais, fluxo de caixa, DRE, etc.) e com arquivos alinhados por ordem decrescente segundo a data de emissão.

2. Se não for possível digitalizar, use a microfilmagem

Infelizmente, nem todos os documentos podem ser digitalizados e, nesses casos, a microfilmagem é uma ótima opção. Ela funciona com o gerenciamento e o armazenamento por meio da captação fotográfica.

A grande vantagem é que esse sistema permite reduzir o volume e o tamanho do arquivo, tornando mais prático o armazenamento, que não ocupará tanto espaço físico.

Além disso, os arquivos microfilmados têm um tempo de duração muito maior, podendo durar até várias centenas de anos, garantindo a integridade e a segurança da sua informação.

3. Cuidado com a documentação dos imóveis

Muitos gestores não pensam que podem ter graves problemas por não armazenarem adequadamente os documentos referentes aos imóveis da empresa. A dica é sempre arquivar quaisquer documentos relacionados à aquisição de imóveis até a data de lavratura e de registro imobiliário da escritura.

Assim, você poderá arquivar documentos, como contratos de financiamento, promessas de compra e venda, contratos de compra e venda e outros comprovantes de pagamento.

4. Crie um espaço separado para os documentos funcionais

Os documentos funcionais são aqueles relacionados ao seu RH, como currículos, exames admissionais e demissionais, contracheques, comprovantes de pagamentos de décimo terceiro, férias e abonos, rescisões, entre outros.

O ideal é que todos esses itens estejam separados em pastas com o nome de cada funcionário, de preferência, organizadas por ordem alfabética, para facilitar na hora de encontrar o item em questão.

Outro elemento importantíssimo é o livro-ponto, que pode ser organizado e arquivado em ordem cronológica.

5. Use a tabela de temporalidade

Muitos gestores até conseguem se organizar adequadamente, mas não têm a menor ideia de quanto tempo precisam manter cada um dos documentos. E aí, podem incorrer dois problemas: o acúmulo de documentos ou a falta deles dentro do prazo legal.

A dica, nesses casos, é sempre usar a tabela de temporalidade (que indica o tempo de manutenção dos documentos das empresas). Veja alguns exemplos importantes:

  • COFINS: 5 anos;
  • comprovantes de pagamento dos tributos à Previdência Social: 30 anos;
  • cartas de pedido de demissão: 5 anos;
  • acordo de compensação de horas extras: 5 anos;
  • comunicação de acidente de trabalho (CAT): 10 anos.

6. Crie um espaço físico apenas para o arquivamento

Se você ainda não tem uma área física na sua empresa destinada para arquivar documentos de forma segura, é imprescindível pensar em criá-la e, claro, não subestimar a capacidade de a sua empresa gerar papéis e documentos.

Acredite, mesmo com todos os avanços tecnológicos, ainda são muitos os documentos em papel que você terá de armazenar, por isso, tenha certeza de que existe espaço suficiente no local destinado.

Assim, na hora de criar esse ambiente na sua empresa, pense que, enquanto a sua companhia existir, o número de documentos apenas aumentará e você precisará de um espaço que consiga organizar todos esses itens e ainda favorecer a locomoção dos funcionários, o deslocamento de caixas e outras tarefas. Por isso, é bom evitar locais de difícil acesso.

7. Digitalize e armazene na nuvem

Felizmente, a tecnologia está cada vez mais evoluída e tem a capacidade de ajudar muito na rotina dos gestores, inclusive na hora de arquivar documentos de forma segura.

Muitos dos seus documentos podem ser digitalizados e armazenados em um servidor on-line (também conhecido como “nuvem”). Esse sistema traz muitas vantagens, como:

  • facilidade para encontrar rapidamente o que procura;
  • segurança, pois os arquivos não dependem de um espaço físico (como uma sala ou um computador);
  • mobilidade, já que você poderá acessar os dados via tablet ou smartphone;
  • compartilhamento de informações com times estratégicos dentro da sua empresa, aumentando a produtividade e a eficiência;
  • possibilidade de armazenamento infinito, podendo ser arquivado todo tipo de informação, como e-mails trocados com clientes, fornecedores, funcionários e outros.

8. Use a assinatura eletrônica em documentos importantes

Essa é mais uma das facilidades trazidas pela tecnologia. Em vez de perder um tempo enorme assinando uma pilha de documentos físicos que depois teriam de ser despachados pelos correios ou por outro sistema de entregas, use a assinatura eletrônica.

A opção tem o mesmo valor jurídico da assinatura tradicional, oferecendo mais segurança (já que funciona com um sistema de criptografia) e agilidade para o seu dia a dia, permitindo enviar documentos importantes, até mesmo, pelo celular.

Depois de ler todas essas dicas, ficou muito mais fácil arquivar documentos de forma segura na sua empresa, não é mesmo? Se você gostou deste conteúdo, siga-nos nas redes sociais (Facebook, LinkedIn e Twitter) e receba mais dicas valiosas como essas para mudar o dia a dia do seu negócio.

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